急ぎの対応をメールで依頼するときの注意点や例文

2022年6月10日メール

仕事にトラブルはつきもの。思わぬ事態が発生して、上司や取引先に"急ぎの対応"をメールでお願いする場面もあるでしょう。

とはいえ、相手の都合を考えず、自分勝手なメールを送ることは当然失礼にあたります。すぐに返信してほしいとき、すぐに対応してほしいときは、メールの書き方に注意が必要です。

そこで今回は、急ぎの対応をメールでお願いする際のポイントや例文をご紹介しましょう。

謙虚な姿勢を心がける

急ぎの対応をお願いするときは、敬語やクッション言葉を正しく使い、謙虚な姿勢が伝わる文章を心がけましょう。

いくら急いでいるとはいえ、「こちらの件に早急に対処してください」「早めに返信してください」などと、相手を急かしたり、強制したりするような言葉遣いは絶対にNGです。

「優先して進めていただくことは可能でしょうか」「お早めにお返事いただけますでしょうか」などと、低姿勢で相手に問いかける形で伝えるといいでしょう。

クッション言葉を使う

本題に入る前置きとしてクッション言葉を添えると、角を立たてずに用件を伝えられます。失礼な印象を与えないように、上手にクッション言葉を使いましょう。

急ぎの対応をお願いする際に役立ちそうなクッション言葉は以下の通りです。

• お忙しいところすみませんが
• 急なお願いで大変恐れ入りますが
• ご迷惑をおかけして誠に恐縮ですが
• 不躾なお願いで大変恐縮ではございますが
• ご面倒をおかけして失礼かと存じますが

上記の例を参考に状況にあわせてお使いください。

納得できる理由、期限を明記する

急ぎの対応をお願いする際は、なぜ急ぐ必要があるのか、相手が納得のいく理由をしっかりと書きましょう。

また、ただ単に「急ぎでお願いします」などと伝えるだけでなく、「〇日までに対応可能でしょうか」などと、いつまでにやってほしいのか明確な期日を伝えるようにしてください。

メールの件名について

急ぎのメールを送る際の件名についてです。

確実にメールを見てほしい、すぐに確認してほしいなど、重要度が高い用件を伝える際は、「【至急】○○の件につきまして」「【急ぎ】○○送付のお願い」などと、【至急】【急ぎ】を件名冒頭につけるのも1つの手です。急ぎであること、重要であることが相手にすぐに伝わります。

一方で、【至急】【急ぎ】を多用しないように注意しましょう。本当に重要なときにメールを読んでもらえなくなってしまいます。

また、【至急】【急ぎ】を件名につけると、命令的なニュアンスを相手が受ける可能性も否めません。すぐに用件を伝えたい時は相手に電話をするとスムーズな場合もあります。

例文

最後に急ぎのメールを送る際の例文をご紹介します。

まとめ

急ぎの対応をメールでお願いする際の注意点、例文などをご紹介しました。

クッション言葉を上手く使って謙虚な姿勢を示す、相手が納得いく理由を添える、期限を明記するなどを心がけて、丁寧なメールを送るようにしましょう。

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