仕事の依頼を断るメールの書き方

メール

仕事を依頼されることは本来嬉しいものですが…。スケジュールの都合など、さまざまな事情で依頼を断らざるを得ない場合もあります。これまでの信頼関係を保ったままスムーズに依頼を断るには、どのような伝え方をすればいいのでしょうか。そこで今回は、仕事の依頼を断るメールを送る際の注意点、例文をまとめてご紹介します。

言い回しに気をつけよう

断る際には、角の立たない表現を使うようにしましょう。その際に便利なのが、「クッション言葉」です。断る意思を伝える前に、

  • 申し訳ございませんが
  • 大変心苦しいですが
  • 誠に恐縮ではございますが

といった言葉を添えると丁寧な印象を与えられます。

また、相手を気遣う気持ちを印象付けるために、

  • 大変嬉しいお誘いではございますが
  • こちらの都合で大変恐縮ではございますが

といった言葉を添えるのもおすすめです

また、断りを告げる言葉選びにも注意しましょう。「できません」「お断りします」といった言葉にはトゲがあります。例えば、「今回は見送らせていただきます」といった表現を使うと、ほかの機会に仕事を一緒にしたいという思いを伝えられます。

辞退させていただきます」「ご期待に添えず申し訳ございません」という言い回しも便利です。やや謙虚な姿勢を相手に示しつつ、断る意思をしっかり伝えられます。

態度をはっきり示す

依頼を断る際には、言い回しや言葉選びに注意が必要です。一方で相手を気遣うあまり、回りくどい言い方、あいまいな表現を使うのは避けましょう。相手からすると、仕事を受ける気があるのか、ないのか戸惑ってしまいます。

なるべく早く返事をする

断りづらいために返事を先延ばしにするのは絶対にNGです。仕事を依頼した相手は、断られたあとに仕事を受注する相手を探さなくてはいけません。断る場合は、相手の負担も考えて、なるべくすぐに返事をしましょう。

どうしてもすぐに決められない場合は、「◯日までにお返事いたします」「検討のお時間をください」などと検討する旨をしっかり伝えてください。

例文は?

例文をご紹介します。もちろん、あくまでも例文ですから、この通りでなくても構いません。上記でご紹介したポイントや例文を踏まえ、文面を作成してみましょう。

件名:ご依頼いただいた件につきまして

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

先日は、新たな案件のご依頼をいただき誠にありがとうございました。
大変嬉しいお誘いではございますが、どうしてもスケジュールの都合が合いません。つきましては、今回は辞退させていただきます。

このたびは貴社のご期待に添えず誠に恐縮ではございますが、また次の機会がございましたら、ぜひお力添えさせていただければと思います。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

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Posted by BiZPARK