取引終了や契約解除を伝えるメールの書き方

2022年9月21日メール

ビジネスシーンでは、言いづらい内容を伝えなければいけない場合もあります。取引先との取引終了や契約解除に関するメールもその1つです。

長年、お世話になった相手に対してマイナスな内容を伝えるのは、とても気が引けるもの。どのような伝え方をすればいいのでしょうか。そこで今回は、取引先に取引終了や契約解除を伝えるメールを送る際の注意点、例文をご紹介します。

相手への配慮を忘れずに

取引終了や契約解除は、取引先に不利益を与えるデリケートな話題です。マイナスな内容ではありますが、相手を不快にさせないように注意しましょう。

そのため、ある程度スケジュールに余裕を持って伝えるなど、メールを送るタイミングはとても大切です。取引終了や契約解除の直前に、突然メールを送るのは失礼にあたるので避けましょう。

また、例えば「取引継続の終了」を「取引継続の見送り」と表現する、「中止」「解除」「停止」などネガティブな印象のある言葉を言い換えるなど、言い回しに配慮することも大切です。

感謝の気持ちを伝える

言い回しに気を配るだけでなく、これまでの感謝を伝えるお礼の言葉も必ず記載しましょう。

具体的なエピソードを交えつつ、これまでの相手の対応にお礼を述べるなどすると、取引終了や契約解除のマイナスな印象を和らげられます。

また、今回の取引や契約が終わったとしても、将来的に同じ取引先と仕事をする可能性は十分にあります。また取引や契約する可能性を念頭に置いた上で、ポジティブな印象でやりとりを終えられるように意識してください。

あいまいな言葉は使わない

先ほど、相手を不快にしない言い回しが大切だと述べました。一方で、相手に配慮しすぎるゆえに、あいまいな伝え方をするのはNGです。取引終了や契約解除であることはしっかり伝えるなど、意志を明確に示す必要があります。

また、今後の予定も決まっていないのに、社交辞令でまた取引の可能性があることを示唆するような文面は避けましょう。「あの件、いかがですか？」などと相手から何度も連絡が来る可能性もあります。

すべてを伝える必要はなし

ビジネスですから、「ほかに単価が安い企業が見つかった」「納品物の評判がよくなかった」など、取引終了や契約解除の理由にはさまざまあるでしょう。ただ、誠意あるメールを送ろうと、その理由を正確に伝える必要はありません。

「諸般の事情により」「予算の都合上」「プロジェクト全体を見直すことにより」など、角が立たない理由を記載しておくことをおすすめします。

場合によっては対面、電話などで伝える

長期に渡って取引がある、取引の額が大きい場合などは、対面や電話でその旨を伝えた方がいい場合もあります。メールで一方を送ったあとで、説明や挨拶に伺うなど、ケースごとに異なる対応も必要です。

例文は？

例文をご紹介します。もちろん、あくまでも例文ですから、この通りでなくても構いません。上記でご紹介したポイントや例文を踏まえ、失礼のない文面を心がけてください。

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