【メール署名】正しい付け方は? 登録方法やテンプレートも紹介

メール

メールの最後に記載する“署名”。自分の名前や会社名、連絡先などをお知らせできるだけでなく、アピールしたい情報を発信できるなど、さまざまな役割があります。今回は、メールの署名に記載すべき内容や作成時に注意したいポイント、署名の登録方法、おすすめのテンプレート などについてご紹介いたします。

署名が必要な理由は?

そもそもメールにはなぜ署名が必要なのでしょうか。名前や所属先、連絡先などを記載した署名は、自分が誰であるのかをを伝えるために効果的です。また、ビジネスでは直接会ったことのない相手とメールだけでやりとりすることも少なくありません。そのような場合は、さまざまな情報が網羅されている書類が、「名刺」と同じ役割を果たします。例えば、メールを受け取った相手が自分に電話をかけたい場合、署名に情報が記載されていれば、わざわざ連絡先を探したり、電話番号を尋ねるメールを送ったりする必要はありませんよね。

メールに署名が必要なのはビジネスパーソンだけではありません。学生であっても同様です。就職を希望する企業、教授、バイト先にメールを送る場合でも、相手に送り主の情報を伝えるために、必ずメールの末尾に署名を記載するようにしましょう。

署名に記載すべき内容

社会人の場合

署名にはどのような情報を記載すべきなのでしょうか。ビジネスパーソンの場合は、氏名に加えて、企業名/所属する部署名/役職/メールアドレス/会社の住所や電話番号/個人用の携帯電話番号/FAX番号/自社サイトのURLなどが一般的です。これらの情報に加えて、自社の製作事例や、お知らせしたい事柄などを載せることもあります。

就職活動中の学生の場合

就職活動がスタートすると、学生でも学校外の社会人に向けて、メールを送る機会が多くなります。その場合も署名を設定されることをおすすめします。記載する内容は、氏名/所属(学校名、学部、学科、学年)/電話番号/メールアドレスなどが一般的です。書類をやりとりする可能性がある場合は、郵便番号や住所も記載しておくと丁寧でしょう。

作成する際のポイント

署名を作成する際の注意点をいくつかまとめてご紹介します。

情報の間違いは厳禁

先ほども説明したように、署名は名刺と同じ役割を果たします。ですから、記載する情報の間違いはNG。情報が誤っていると、信頼を失ったり、ビジネススキルを疑われる可能性もあるでしょう。また、連絡先が間違っていると、電話をかけたいのにかけられないなど、相手に迷惑をかける可能性も。署名を作成したら、情報に間違いがないかしっかりチェックしましょう。

情報変更後はすぐに署名更新を

仕事をしていると、所属先が変わったり、会社の住所が変わったりする場合もあるでしょう。その場合は署名の更新もお忘れなく。また、署名を更新した際は、更新した旨をお知らせする言葉を添えておくとより丁寧です。

作成したら自分宛に送信してチェック

署名が完成したら自分宛にメールを送って、情報が間違っていないか、不自然な改行、文字化けがないか、見辛いデザインになっていないかなどを確認しましょう。署名の装飾がビジネスにそぐわないデザインになっている可能性もあります。親しい人や同僚に署名を送ってみて、第三者からの視点で確認してもらうことも大切です。

署名の登録方法

メールを送信する際に、自動的に末尾に署名を挿入するように、お使いのメーラーで設定しておきましょう。ここでは、Gmailにおける署名の追加方法をご紹介します。

 

Gmailを開いたら、画面右上にある“歯車”型のアイコン→「すべての設定を表示」の順にクリックしてください。

続いて、「全般」のタブを開き、画面下部にある「署名」のセクションまでスクロールしましょう。あとは「新規作成」をクリックしてから、画面の指示に従って署名を挿入してください。それが終わったら、画面最下部までスクロールして、「変更を保存」をクリックすればOKです。

署名のテンプレート例

最後に、ビジネスメールに使える署名のテンプレートをご紹介します。会社や業界に合った雰囲気のものを選んで使ってみてくださいね。

シンプルなタイプ

テンプレート①

────────────────────────
株式会社〇〇
所属
氏名
〒000-0000 住所
TEL:000-0000-0000 FAX:000-0000-0000
Email:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com
URL:http://サイトのアドレス
────────────────────────
テンプレート②
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社〇〇
所属先
氏名(アルファベット表記)
メールアドレス
[直通] 00-0000-0000
—————————————————-
〒000-0000
住所
TEL 00-0000-0000 FAX 00-0000-0000
http://サイトのアドレス
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

装飾があるタイプ

テンプレート③
===============================================
株式会社〇〇
氏名(アルファベット表記)
〒000-0000 住所
TEL:000-0000-0000 FAX:000-0000-0000
Email:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com
URL:http://サイトのアドレス
===============================================
テンプレート④

□■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

会社名 (http://サイトのアドレス)
〒000-0000 住所
─────────────────────────

氏名 + ○○ (役職)
Phone + 000-0000-0000
Mail + 〇〇〇〇@〇〇〇〇.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■□

テンプレート⑤

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株式/有限会社 ○○○○ 役職

氏名/ 読み仮名

〒000-0000 住所

TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000

Email:〇〇〇〇@〇〇〇〇.com

URL:http://サイトのアドレス

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Posted by BiZPARK