メールで相手の名前を間違えた… お詫びメールの注意点や適切な文面は?

メール

取引先にメールを送ったあとになって、相手の名前や部署名、役職の入力ミス、誤字脱字に気づいたこと、ありませんか? 失敗は誰でもしてしまうもの。ミスに気づいたら、いち早く次のアクションを起こすことが大切です。そこで今回は、メールの表記ミスに気づいたあとにするべきことや、適切なお詫び方法などついてご紹介します。

気づいたらすぐに謝罪しよう

ビジネスにおいて、相手の名前や社名を間違えることは非常に失礼です。例えば、重要な商談をしているときに、名前を間違えたメールを送ったとしましょう。場合によっては相手から、「その程度の思いなんだな」と仕事への姿勢に疑問を持たれ、破談に終わる可能性も十分にあり得ます。相手が不快な気持ちになったり、トラブルになったりしないように、間違いに気づいた時点ですぐにお詫びしましょう。

表記の間違いに気づいたあと、「これくらいのミスなら大丈夫だろう」と、わざわざお詫びをしない方もいるかもしれません。しかし、ビジネスにおいては誠実さが重要です。間違いに気づいたあとは、“素早く、誠実に”を心がけましょう。

お詫びメールの例文

続いて、お詫びメールの例文をご紹介します。

件名:誤記のお詫び

株式会社〇〇
商品開発部 〇〇様

お世話になっております。
株式会社 △△の△△です。

先ほど、送信しましたメールの中で、〇〇様のお名前を間違って記載してしまいました。私の注意不足で不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。

今後はこうしたミスがないように確認を徹底いたしますので、何卒ご容赦ください。

この度は本当に申し訳ございませんでした。

お詫びメール文面作成時の注意ポイント

件名、ミスの理由は簡潔に

お詫びメールの件名は、「誤記のお詫び」「お名前誤記載のお詫び」などと分かりやすいものにしましょう。メール本文では、間違えたことを丁寧にお詫びするとともに、ミスに至った敬意を簡潔に伝えましょう。ミスした理由を長々と説明したり、まるでミスの責任を他になすりつけるような文面はNGです。理由はあくまでも「確認不足」「誤変換」などと簡潔にするにとどめ、誠実に謝罪しましょう。

お詫びメールでのミスは絶対にNG

ご記載を謝罪するメールにおいて、入力ミスは絶対に許されません。仕事の能力を疑われることはもちろん、相手をより不快な気持ちにさせてしまいます。表記ミスや誤字脱字がないか自分で確認するのはもちろん、同僚や上司にも確認してもらうなどダブルチェックを徹底しましょう。

間違いをしないために大切なこと

そもそもメールで表記ミスをしないためには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。1つのポイントは、相手の名前や役職名はなるべく手入力しないことです。以前相手から受け取ったメール内や署名欄に記載されている名前や役職などをコピーして、新たに作成するメールにペーストすれば入力ミスを防げます。

また、ミスが許されない重要なビジネスメールなどは、同僚や上司などからダブルチェックしてもらうのも、ミスを減らす有効な方法でしょう。入力ミスが多くてお困りの方は、ご紹介した方法をぜひお試しくださいね。

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Posted by BiZPARK