退職挨拶のメールには返信すべき? 返信内容やマナーは??

メール

社内や社外の人から退職の挨拶メールが届いたとき。どのような内容で返信すればいいのか、そもそも返信すべきなのかどうか、悩んだ経験がある方もいらっしゃるでのは。

そこで今回は、退職の挨拶メールが届いたときの対応方法、返信メールに書くべき内容、書くのを避けた方がいい内容、返信メールの例文などをご紹介しましょう。

そもそも返信すべき?

返信メールの中には、一斉送信で送られるような形式的な連絡も少なくありません。また、一度名刺を交換しただけの人など、関係性が薄い人からメールが送られてくる場合もあります。

仕事上で特にやりとりがないかった人から届いた場合、また部署全体に一斉メールで退職メールが送られてきた場合などは特に返信する必要はありません。

ただ、相手が社外/社内の人であるかどうかに関わらず、個人宛に退職メールが届いたり、仕事やプライベートでお世話になった人の場合は返信しましょう。

相手が所属する会社を辞めるからといって関係性が一切なくなるわけではありません。また違う職場で取引先としてお世話になる可能性もあります。

返信のタイミングに注意しよう

退職の挨拶メールは、出社最終日に送られることが多いです。そのため返信時期が遅れると、相手にメールが読まれない可能性も十分あります。退職メールを受け取ったら、なるべく早めの返信を心がけましょう。

また、仕事の引き続きをしていたり、有給の消化をしていたりと、退職時は何かと忙しくなるもの。相手の負担にならないメッセージを送ってください。

返信メールに書くべき内容

退職の挨拶メールに記載する内容は、下記の3つが基本です。退職者がお世話になった方の場合は、なるべく具体的なエピソードを交えながら、感謝の気持ちを伝えましょう。

  • 退職報告への感謝
  • 相手との仕事の思い出や別れを惜しむ気持ち
  • 今後の活躍を祈る言葉

もちろん、必ずしもこの通りに書く必要はありません。ただ、返信する際に念頭に置いてほしいのは、退職はその人にとって新たな人生のスタートだということ。ねぎらいの言葉で相手をいたわり、別れを惜しむ気持ちを表現しつつも、新たな門出にエールを送る内容でまとめるといいでしょう。

書くのを避けるべき内容

退職メールには相応しくない話題もあります。例えば、退職理由への質問、転職先への質問についてはNGです。職場を辞める理由は人によってさまざま。デリケートな話題ですからむやみに詮索するのは避けましょう。

返信内容の例文

最後に、退職の挨拶メールへ返信する場合の例文をご紹介しましょう。社内向け社外向けと2パターン用意しました。必ずしも例文通りにする必要はありませんが、ぜひ参考にしてみてください。

社内向けの例文

〇〇さん

お疲れ様です。△△です。

お忙しいところ退職の挨拶をいただき、ありがとうございます。以前より、〇〇さんが退職されることは伺っておりましたが、いざ当日を迎えるととても寂しい気持ちです。

〇〇さんとは同じプロジェクトチームのメンバーとして非常にお世話になりました。私が仕事で悩んでいたとき、真摯にアドバイスをくださったことは忘れません。本当に感謝しています。

〇〇さんの今後のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。くれぐれもお体にはお気をつけください。

△△

社外向けの例文

〇〇株式会社 〇〇さま

いつもお世話になっております。
株式会社△△△△の△△です。

ご多忙のところ退職の挨拶をいただき、ありがとうございます。
これまで〇〇様には大変お世話になりました。
弊社のために尽力してくださったこと、非常に感謝申し上げます。

これから仕事でご一緒できないのは誠に残念ではございますが、
〇〇さまの今後のさらなるご活躍をお祈りしております。

またお目にかかる機会がございましたら嬉しく存じます。
お体にはどうかご自愛ください。

△△

まとめ

退職挨拶のメールに返信する際のマナー、返信内容などについて解説しました。返信する際は、相手との別れを惜しみつつ、新たなスタートに対してエールを送る内容がベストです。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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Posted by BiZPARK