担当者不在時、代わりにメール返信するときの注意点や例文

2022年1月28日メール

上司や同僚が休暇中。取引先からその人宛にメールが届くこともありますよね。自分もCCに入っている場合、どのような対応が望ましいのでしょうか。

今回は、担当者不在時にメールを受け取ったときの対応方法、また代理返信するときのポイントや例文をご紹介します。

理想的な対応方法は？

担当者の不在時にメールを受け取った場合、返信が必要な内容であれば、なるべく代理で返信するのが望ましいです。たった1人が休んでいるだけで業務がストップしてしまうと、取引先から会社に対して不信感を抱かれる可能性もあるでしょう。もちろん、代理で返信する場合には、さまざまな注意点があります。

勝手な返信をしない

担当者でなければ分からないような内容を尋ねられる場合もあるはずです。その場合は、勝手に返信するのは絶対に避け、担当者に確認してから返信してください。今までの状況や流れを理解せずに返信すると、トラブルの原因となる可能性もあります。

担当者への確認に時間がかかる、確認が翌日以降になる場合は、「現在、担当者に確認しております。分かり次第、ご返答いたしますので今しばらくお待ちください」などと、一次対応のみに留めましょう。

事前に不在時の対応を決めておく

急病や事故など予期せぬ事情で、担当者が急に休まざるを得ないときもあります。そうした場合に備えて、常日頃から担当者不在時の対応方法について社内やプロジェクトチーム内でルールを決めておくことも大切です。

リーダーや担当者不在時には、誰が代わりに連絡対応をするのか、代理返信できない内容の場合はどのような一時対応をするかなどを決めておくと、いざというときでもトラブルなく業務を回せるはずです。

代理で返信する場合の注意点4つ

担当者の代わりにメールを返信する場合は、下記4つの点に注意した上で文面を作成するようにしましょう。

①代理返信であることを明記する

当たり前といえば当たり前ですが、“担当者が不在のため自分が代わりに返信している”という点をしっかり記載しましょう。突然、いつもと違う人から何の説明もなく返信メールが届いたら、「担当者が変更になったのか？」などと、取引先の方を混乱させてしまうかもしれません。

②担当者が不在の期間を伝える

代理返信する際は、本来の担当者がいつからいつまで不在にしていて、何日以降に出社するのか、詳しく伝えるようにしましょう。休暇の期間が分からないと翌日以降、取引先の人が再びメールを送る場合、本来の担当者にメールを送ればいいのか、それとも代理返信した人にメールを送ればいいのか悩ませてしまうからです。

③連絡先を明記する

担当者が不在でも、取引先の方が緊急で確認したい事柄が出てくるかもしれません。そうした場合に先方が電話確認などできるように、署名欄などにメールアドレスはもちろん、自分の電話番号なども必ず明記するようにしておきましょう。

④元の担当者をCCに追加する

代理で返信する場合も、元の担当者を必ずCCに追加するようにしましょう。休暇が明けたときに、取引先とどのようなやりとりしていたのか確認しやすいので、スムーズに業務を引き継げるでしょう。

例文をご紹介！

上記ポイントを押さえた上で、代理返信する場合の例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

まとめ

担当者不在にメールが届いたときの対応方法、返信時の注意点についてご紹介しました。担当者が不在でも滞りなく業務を行えるように普段から対応方法などについて社内で話し合ったり、確認しておいたりして体制を整えておきましょう。

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