【例文あり】取引先へ長期休暇を知らせるメールの書き方

メール

ゴールデンウィーク/お盆休み/夏季休暇/お正月休みetc. 長期休暇に入る前には、取引先に休暇のお知らせメールを送りましょう。

休暇中は、クライアントの連絡などに対応できず、ご不便をおかけすること可能性もあります。連絡の行き違いや対応の遅れといったトラブルを防ぐために、なるべく早めに休暇期間を伝えてください。また、事前に休暇することを伝えておけば、お休み中に仕事の連絡が届くことも防げます。今回は、社外の人に休暇のお知らせメールを送る際のマナーや、書くべきこと、注意点などをご紹介しましょう。

休暇のお知らせメールのマナー

連絡はお早めに

自分が休暇することで、相手の仕事に支障をきたす可能性があるわけですから、休暇期間が決まったら、なるべく早めに取引先に連絡しましょう。お知らせメールの適切なタイミングは案件によって異なります。最低でも1~2週間前には連絡しておきたいところですが、進行中の業務を請け負っているクライアントに対しては、業務スケジュールを組むことも踏まえてメールを送ってください。

送る相手を考えよう

休暇連絡は誰にでも送ればいいというわけではありません。最近ビジネスでやり取りがあった相手、自分の休暇でご迷惑をかけることになる相手にのみメールを送りましょう。

休暇のお知らせには何を書く?

休暇のお知らせメールには、①何日から何日まで休むのか正確な休暇期間に加えて、②休暇明けの業務開始時間、③緊急時の連絡先、もしくは④休暇中に対応にあたる自社社員の名前・部署を載せましょう。また、「誠に勝手ながら」「私事で恐縮ですが」など、連絡する際は、休暇中にご迷惑をおかけすることに対して、お詫びの言葉を添えましょう。

情報の間違いには注意

メールを送信する前に、休暇期間や緊急連絡先の間違いがないかしっかりチェックしましょう。また、「〇月〇日(月)~〇月〇日(日)」などと、日付と曜日を併記する際は、日付と曜日が異ならないように注意しましょう。メールを受け取った相手からすれば、日付が正しいのか、それとも曜日が正しいのか判断できません。ご注意ください。

メールの署名でお知らせする方法も

長期休暇の前は、お知らせのメールに加えて、メール下部の署名に休暇期間を掲載する方法もあります。その際は、署名の下の方に休暇期間を掲載すると、メールを受け取った相手が見ない可能性も十分あるので、署名の上部に書くことをオススメします。

例文を紹介!

長期休暇のお知らせメールの例文をご紹介しましょう。

株式会社○○
マーケティング部 ○○様お世話になっております。株式会社△△の△△です。誠に勝手ながら、下記の期間、夏季休暇を取得します。
————————————
夏季休暇
8月〇日(〇)~8月〇日(〇)
不在中の担当者:営業部 ○○
緊急連絡先:○○○-○○○○-○○○○
————————————
休暇期間中、急なご用命などありましたら、上記の営業部○○までご連絡ください。
なお、休暇明けの8月〇日は午前8時より業務を開始いたします。
ご不便をおかけしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

まとめ

長期休暇が決まったら、取引先には早めに連絡しましょう。メールには、①何日から何日まで休むのか正確な休暇期間/②休暇明けの業務開始時間/③緊急時の連絡先、もしくは④休暇中に対応にあたる自社社員の名前・部署などを載せましょう。情報の書き間違いには十分ご注意ください。

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Posted by BiZPARK