添付ファイルがない… やわらかい言い方で指摘するには？

2022年3月7日メール

ビジネスメールで起こりやすいミスの1つにファイルの添付漏れがあります。相手にファイルがないことを伝え、再送してもらう必要がありますが…。

ビジネスにおいて、取引先や上司のミスを指摘するのはなかなか難しいもの。もちろんこちらに全く非はありませんが、角が立たない言い方でそれを伝えなくてはいけません。どのような言い方をすれば適切なのでしょうか。

連絡するときに気をつけたいこと

「添付を忘れているようです」「添付ファイルがありませんので、再送してください」だと、要点は押さえているものの、やや感じが悪い印象を受けますよね。

相手の気分を害さないようにするには、相手のミスや間違いをストレートに指摘したり、断定したりしないことが大切です。

こうした場合には、「添付が漏れている」「ファイルがない」といった事実にはあえて触れずに、「ファイルが見当たらない」または「ファイルを確認できなかった」といった表現をおすすめします。その上で、メールを再送してもらうように伝えましょう。

また、「再送していただけますでしょうか」などと記載する前に、「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉をはさむと、より文章がやわらかくなります。

例文は？

ファイルの添付漏れを指摘する際の例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

まとめ

ビジネスメールにおいて、相手の軽微なミスや間違いを指摘するときは、角が立たない伝え方をするのがポイント。添付ファイル漏れに気づいたときは、「ファイルが見当たりません」「確認できません」などと表現して、相手のミスをストレートに断定するような言い方は避けましょう。

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