退職した人宛てにかかってきた電話の対応方法

2016年12月9日2020年3月31日退職, 電話応対

退職者にかかってきた電話対応のステップ①退職した旨をはっきり伝える

退職した人に電話がかかってきたときの対応方法として、まずはその担当者が既に退職した旨をはっきり伝えることです。

これは今後相手と関係を続けていく上で隠すのは不自然ですし、隠す必要性は全くないからです。

「申し訳ございません。〇〇は×月をもって退職いたしまして……」

とはっきり伝えるのが、電話対応のマナーと言えます。

電話の相手を疑うような失礼な対応は避ける

退職した社員にかかってきた電話だからといって、不審がって失礼な対応にならないようにしましょう。

もしかしたら得意先でこちらの連絡が届いていなかった可能性もあります。お客様からの電話だと思って丁寧な対応をするようにしてください。

退職者にかかってきた電話対応のステップ②用件を聞く

担当者が退職した旨を説明したら、次は相手の用件を伺いましょう。もしかしたら関係のない営業電話かもしれませんので、ここであなたが仲介の役割をします。

「どういったご用件でしょうか？」

「お急ぎですか？」

と聞けば、もし話す気があれば相手が事情を話してくれやすいでしょう。

退職の連絡が行き届いていなかったことへの謝罪をする

電話の相手が仕事の関係者だとわかったら、きちんと謝罪しましょう。

本来ならば、退職する際に、担当者がきちんと先方にも連絡を入れておくべきですが、退職した社員宛てに電話がかかってきたという事は伝わっていなかったと考えられます。

これは明らかにこちら側の不手際ですので、きちんと謝罪するのがマナーです。

退職者にかかってきた電話対応のステップ③新しい担当者に繋ぐ

退職者にかかってきた電話だからといって、「退職しました。申し訳ございません」で電話を切るのではなく、新しい担当に繋ぐようにしましょう。

「担当の者が変わりましたので、新しい担当の○○にお繋ぎします。」

と言って、現在の担当者名を告げ、新担当者に取り継ぐよう対応します。

退職した人の連絡先は教えない

相手によっては、退職した人の「現在の連絡先を教えていただけますか？」と聞いてくる方もいるでしょう。その場合、絶対に連絡先を教えてはいけません。

すでに会社のアドレスも携帯もないわけですから、教えるとしたらプライベートな連絡先になるわけです。これは社内の人間であってもNGです。

また、転職先の会社名も言わないのがマナーを守った対応です。

退職した人宛てにかかってきた電話でも失礼のない対応を

電話での対応は電話に出る人が自分の独断で行動すべきことではありません。電話に出た瞬間、あなたが会社の代表なのですから、そこでどう対応すべきか会社の方針として示される必要があります。

今回は、退職者宛てにかかってきた電話に対する一般的な対応のステップを紹介しましたが、会社で決められた対応方法があれば、当然そちらに従うべきです。ただ、相手に失礼のない対応だけは心がけるようにし、その点で会社の対応方法に疑問を感じるなら改善策を提案した方がいいでしょう。