苦情メールの配慮ある書き方のコツ【文例あり】

2016年11月29日2022年6月10日メール, 顧客対応

なぜ苦情メールに配慮が必要なのか？

まず、苦情メールにおいて配慮のある書き方を紹介するにあたり、疑問にもっている方も多くいると思います。その疑問が、そもそも苦情メールになぜ配慮が必要なのか、という点です。

ですので、ここで苦情メールを送る際においての配慮の重要性をまとめてみました。

人間関係を壊さず良好な関係を続けるため

まず、一般的に苦情メールでは、書き方が荒々しくなってしまいがちですが、苦情メールとはいえ人間関係を壊さないような心遣いであったり、相手の立場になって考えるなどの配慮は大事です。

例え、100％相手側に責務があった事由などに対しても、苦情メールでクレームを入れる場合に書き方に配慮して苦情メールを送ることは、現代のビジネスシーンにおいて当たり前のマナーです。

また、苦情メールでわざわざ敵を作る様な書き方をするよりも、配慮のある書き方を心がけ、今後も良好な関係をつづけていく方が良いです。　

苦情メールを送る目的は「問題解決と対処法」であるから

また、苦情メールは単に「こういった不手際なことがあった」と伝えるだけではないはずです。その苦情メールの意図や目的の観点で見れば、配慮ある書き方がいかに必要なのかが見えてきます。

基本的に、配慮のない苦情メールは感情的なメールであり、怒っている気持だけしか伝わらないものです。

そうではなく大事なのは、その苦情やクレームにどう対処して、問題を解決するのかが大事なはずです。そういった事を効率的に進めていくために、苦情メールでもマナーを守った書き方が必要になります。

苦情メールの書き方とは

では、ここから苦情メールの書き方と参考文例を紹介していきますが、まずは、苦情メールのある書き方をおさえておきましょう。

はたして、苦情メールの書き方とは、どのような点に気をつければよいのでしょうか？

感情的に相手を責めるような文章はNG！落ち着いた書き方で作成する

上記でも少し触れましたが、苦情メールで感情的になってしまうと、伝えたい事や今後希望する対応などが伝わりずらいです。

ですので、苦情やクレームを伝えるメールは、相手を責めすぎないように注意が必要です。文例を参考にしてください。相手の非が明らかでも、決して感情的にならず落ち着いて対応しましょう。

苦情メールは要点をおさえた読みやすい文章で構成するよう心がける

苦情メールは、端的な内容でしっかりと苦情の内容が分かりやすく伝わるようにする事を心がけましょう。文例を参考にしてください。

なぜならば、長い文や周りくどい言い回しが過度になってしまうと、クレームの要点が分かりにくく、読みにくい苦情メールになってしまうからです。

そうならないように、苦情メールは分かりやすく、長い文にならないようにしましょう。

マナーを守った苦情メールの文例

では最後に、苦情メールの文例を紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

感情的にならずに、困っている事を伝えて改善に向けて動いてもらうためには、丁寧でソフトな言い回しをしましょう。しっかりとお願いする姿勢が大切です。

以下が苦情メール、クレームのメール文例です。

配慮ある書き方の苦情メール文例①

【文例】

お世話になっております。

●●株式会社 ●●部の○○です。

本日●●を受け取りました。

さっそく確認したところ、●●に書かれている名前のエンボスが間違ったつづりになっているようです。

届いた●●のエンボス ×「●●」

希望した●●のエンボス ○「●●」

至急作り直しをお願いできないでしょうか？

週末には海外出張を控えております。金曜日の午前中までに受け取れるように手配いただければ幸いです。

後ほどお電話もいたします。

取り急ぎ、ご連絡まで。

配慮ある書き方の苦情メール文例②

【文例】

大変申し上げにくいことなのですが、弊社担当の○○様の対応で、弊社の業務に少々支障が出ております。

この他にもいろいろと不快な言動がありますが、詳細はメールではお伝え切れないので、

直接ご相談させていただければと願っております。

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

苦情メールでは感情的にならない！文例を参考に要点をおさえた読みやすい書き方がベスト

苦情メールを送る際の、マナーを守った書き方と参考文例を紹介しました。

こういった苦情メールであっても、現代のビジネスシーンでは配慮を忘れてはいけません。

苦情のメールは感情的にならず、困っている事をしっかり伝えましょう。また謙虚な気持ちをもって、お願いする姿勢見せることも大切です。