【例文あり】リマインドのタイミングや注意点は？

2022年2月14日メール

納期やアポイントの直前。詳細を再確認してもらう、念押しするために、メールや電話、チャットなどで“リマインド”をすること、ありますよね。相手の“うっかり”を未然に防ぎ、あらためて大事な要件を周知できますが…。タイミングや書き方などに注意しないと、相手への配慮に欠けた失礼な連絡になってしまう恐れもあります。

そこで今回は、リマインドメールを送信する歳の注意点をいくつかまとめてご紹介しましょう。

そもそもリマインドとは？

リマインド（remind）は、「思い出させること」「思い起こさせること」といった意味を持つ英単語です。ビジネスシーンでは、大事な要件を“再確認する”、“念押しする”といった意味合いでよく使われます。

納期やアポイントの直前、一度知らせてはいるものの大事な内容を再通知することを目的に、メールや電話などで連絡することがあるでしょう。これが「リマインド」にあたります。

催促との違い

リマインドと催促は似た言葉ですが、ニュアンスが異なります。

リマインドは、会議の出欠確認や納期を守るため、事前に要件を再確認してもらうために行うものです。

一方で、催促は、物事を早く済ませるように相手を急かす、相手に行動をするように促すために行うものです。

リマインドのメリット

リマインドのメリットはさまざま。例えば、複数業務を抱えている人の場合、本来予定していた会議の時間に別のアポイントメントを入れてしまうこともあるでしょう。また、プロジェクト締切の期日をうっかり忘れてしまうこともあるかもしれません。

こうしたスケジュール漏れや情報の行き違い、納期の遅れなどを防ぐためにリマインドは有効です。

リマインドする際の注意点

伝え方

リマインドするときに最も大切なのは、角が立たない言い方、伝え方にすることです。

リマインドは、納期の遅れやスケジュール漏れをケアすることを目的に事前に行うものです。相手を急かしたり、指示するようなニュアンスが含まれていると、相手からは“催促”と捉えられる可能性もあります。

例えば、納期前にもかかわらず、催促のニュアンスが強い連絡を受け取った場合、相手は「締め切りを守らないと思っているのか」などと、不快な思いを抱く場合もあるでしょう。

リマインドする際は、催促のニュアンスが含まれない表現を心がけなくてはいけません。

タイミング

リマインドのタイミングにも注意が必要です。早すぎるとリマインドの意味を成しませんし、遅すぎても、相手がその要件を忘れていた場合にリカバリーが難しい場合があります。

会議やアポイントであれば予定日の3日〜1日前、提出期限があるものは完了にかかる所要時間にもよりますが、期限の1週間程度を目安に連絡するようにしましょう。

リマインドメールで使える例文

リマインドの目的でメールを送る場合は、端的に要点を伝えつつ、催促のニュアンスが出ないような表現を使うことが大切です。

そのためには、「リマインド」という言葉の使用を避けることも1つのテクニック。件名は「○○につきまして」「○○についてのご確認」といった表現をおすすめします。

以下では、①会議日程を再通知する、②納期を再通知する2つのシーン別で例文をご紹介します。

①会議日程を再通知する

②納期を再通知する

まとめ

リマインドは、納期の遅れやスケジュール漏れなどを防ぐために、用件や期日を再通知、再確認する目的で行うものです。催促のニュアンスが含まれると、相手に不快な思いをさせる可能性があるので、急かすような伝え方や言い方は避けましょう。

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