メールを見落としていた!お詫びメールの書き方、見落としを防ぐ方法

メール

毎日たくさんやりとりするビジネスメール。大事なメールが埋もれてしまったり、返信することを忘れてしまったりすることもあるでしょう。メールの見落としに気づいたとき、どのようにお詫びすればいいのでしょうか。また、メールを見落とさないために、どのような対策をすればいいのでしょうか。

そこで今回は、見落としをお詫びする際のマナー、メールの書き方、見落としを防ぐ方法などをまとめてご紹介します。

気づいた時点ですぐに返信しよう

仕事上においてミスは誰にでもあるもの。ミスをしたときは、どのような対処をするかが大切です。メールの見落としに気が付いたら、すぐに返信しましょう。「重要な要件じゃないから」「相手から催促がないから」といった理由で、メールをそのまま無視するのはNGです。

お詫びメールの言葉選びに気をつけよう

お詫びメールでは、返信が遅れたことを丁寧にお詫びしてください。ただ、お詫びメールでは言葉選びに特に注意が必要です。「ついつい返信を忘れていました」「うっかり見落としてしまって」など、まるで相手を軽く見ていたかのような印象を与える言葉は避けましょう。返信を忘れていた、見落としていたことを伝える場合は、それを口語調ではなく、「返信を失念しておりました」などと丁寧な表現を使ってください。

また、「返信が遅くなり、大変失礼致しました」などと、返信を忘れていたこと、メールを見落としていたことには触れず、ただ遅くなったことをお詫びする方法もあります。

お詫びメールの文例

見落としに対してお詫びする謝罪メールの文例をご紹介します。こちらを参考にしつつ、対応が遅れたことを真摯に謝罪しましょう。

株式会社〇〇〇〇 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。
△△株式会社 △△です。

〇月○日にメールをいただいておりましたが、返信を失念しており、
ご連絡が大変遅くなってしまいました。誠に申し訳ございません。

ご連絡いただいた件ですが、社内で準備を進めております。
また完了次第、ご連絡いたします。

対応が遅れによってご迷惑をかけしてしまいお詫び申し上げます。
今後、このような不手際がないように注意してまいります。

引き続き、よろしくお願いいたします。

見落としを防ぐ対策方法は?

業務を見直すことで、メールの見落としを防げる可能性があります。メールの見落としを防ぐにはどうすればいいのでしょうか。

①メールを確認、返信する時間を決める

メールが届くたびに内容を確認される方も多いでしょう。しかし、目を通したものの、後で返信をしようと、元の業務に戻って返信を忘れてしまうこともあるのでは。

そうしたミスを防ぐために、1日の業務の中で何回か、決まったタイミングでメールをチェックし、必要があれば返信する時間を設けるといいでしょう。そうすれば、メールの開封忘れ、返信忘れを防げるはずです。

②メールが届いたらすぐ返信する

メールを確認したら、後回しにせずすぐに返信するのも1つの手。これなら、「メールに目を通していたのに、返信を忘れてしまった…」といったミスを防げるでしょう。また、すぐにメールを返信できない場合は、一度読んだメールを「未読」のステータスに戻したり、「重要」フラグをつけて後で読み返す方法もあります。

③フォルダを分ける

メールのフォルダ分けも重要です。重要なビジネスメールと、企業からのメールマガジンやダイレクトメールを一緒のフォルダで管理していませんか? 受信メールが多くて大切なメールを見落とすことのないように受信メールをフォルダ分けして保存しましょう。

以上、メールを見落としたときのお詫びのマナー、お詫びメールの書き方、また見落としを防ぐための方法をまとめてご紹介しました。ぜひ参考にしてみてください。

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Posted by BiZPARK