キックオフミーティングとは？ 開催の目的や当日の流れも紹介

2022年2月21日会議

キックオフミーティングは、通常の会議とどのような違いがあるのでしょうか。今回は、キックオフミーティングを開催する責任者の方向けに、開催する目的や当日の流れ、当日までに準備すべきことなどをまとめてご紹介します。

開催する目的は？

キックオフミーティングは、「特定の企画やプロジェクトの関係者が集まる初会合」を指します。新しいプロジェクトの開始にあたって一番初めに開かれる会議のことです。

キックオフミーティングの主な目的は3つ。①参加メンバーの顔合わせ、②プロジェクトの目的や方向性、ゴールの確認・共有、③チームのモチベーション向上などが挙げられます。

プロジェクトを進める上で円滑にコミュニケーションを図るためには、メンバー同士の自己紹介や顔合わせが欠かせません。一方で、キックオフミーティングが“ただの顔合わせの場”で終わってしまうのもNGです。

プロジェクトのゴールや進め方、お互いの役割などをしっかり確認した上で、メンバーの意識やモチベーションを統一し、さらに向上させるような工夫が必要となります。これらの点を意識した上で、当日のプログラムを決めましょう。

当日の流れについて

キックオフミーティング当日のおおまかな流れについて説明します。もちろん下記の項目、順番通りに行う必要はありませんが、ぜひ参考にしてみてください。

1.概要説明

何より一番大切なことは、プロジェクトリーダーや責任者から、プロジェクトの概要を説明することです。

ここで注意したいのは、プロジェクトの単なる“説明”にならないようにすること。先ほども申し上げたように、キックオフミーティングには、参加メンバーのモチベーションを向上させる目的もあります。プロジェクト内容を淡々と説明するだけでは、この目的の達成が難しくなります。

「なぜ行う必要があるのか」「成功によってどんな効果がもたらされるのか」など、プロジェクトを行う背景や目的、意義を論理的にしっかり説明しましょう。

また、熱い気持ちが先行するあまり、長々と話し過ぎてしまわないようにすることも大切です。できるだけ簡潔に要点を押さえながら、話を聞く人が興味を持ち、意欲をかき立てられるような話を心がけましょう。

2.自己紹介

プロジェクトの規模、参加メンバーの数にもよりますが、メンバー同士で自己紹介することも大切です。自己紹介によってメンバーの緊張がほぐれ、ミーティングの雰囲気も良くなることがあります。人となりを知ることでコミュニケーションが円滑になれば、プロジェクトも進めやすくなるはずです。

場を和ますために、なるべくキックオフミーティングの序盤で自己紹介を行うことをおすすめします。また、場合によってはキックオフミーティングが終わったあとで懇親会を行って、交流を深める方法もあります。

3.役割分担を決める

責任者がただプロジェクトの概要を話すだけでは、参加メンバーがプロジェクトを“自分ごと”として捉えてくれない可能性もあるでしょう。できるだけキックオフミーティングの場で、各個人の役割やチーム編成、スケジュールを決めるようにしてください。

熱意ある状態ですぐに仕事に取り組めるように、あらかじめ責任者が役割や分担、チーム編成を決めておき、当日発表するという流れもおすすめです。

4.質疑応答

プロジェクトを始動するにあたって、意見や疑問点などを募る質疑応答の時間を設けましょう。はじめに不安な点を解消しておけば、各メンバーも安心して各自の仕事に取り組めるはずです。

また、意見を出してもらうことで、プロジェクト参加への意欲を高めてもらう狙いもあります。

開催までに準備すべきこと

1.当日の詳細を固める

すべての関係者に参加をお願いするためには、余裕を持って開催日時を決め、各メンバーのスケジュールを調整してください。参加人数が多い場合は広い場所が必要になるので、通常のミーティングとは異なる会議室を予約しなくてはならない場合もあるはずです。

上司や責任者などに挨拶をしてもらう場合は、どの程度の時間で、どのような話をしてもらうのか、詳細を固めた上でスピーチを依頼してください。ミーティング当日に議事録を作成する担当者も忘れずに事前に決めておきましょう。

2.アジェンダ、資料の作成

当日の進行をスムーズにするために、キックオフミーティングで共有すべき事柄や、決めるべき内容などを簡潔にまとめたアジェンダや資料を作成しておきましょう。共有事項の漏れを防いだり、メンバーにプロジェクトの概要を理解してもらったりするのに役立ちます。

プロジェクトに関わる人数が多い場合は、組織やチームの体制図、各メンバーの役割をまとめた資料などを用意しておくといいでしょう。ほかのメンバーがどんな役割を担っているのか分かりやすくなります。

3.次回ミーティングの詳細を決める

次回のミーティングの候補日などもあらかじめ用意しておくこともおすすめします。キックオフミーティング中に、次回ミーティングの開催日時が決められれば、後でスケジュール調整が不要になるのでラクです。

まとめ

キックオフミーティングの目的、当日の流れ、事前に準備しておくことなどをまとめてご紹介しました。プロジェクトを成功に導くためには、良いスタートを切ることが肝心です。幸先よく始動できるように、ぜひご紹介して点を意識して事前準備を進めてみてはいかがでしょうか。

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