会議のアジェンダ作成時に参考にすべきテンプレート

2016年11月29日2020年3月31日会議

アジェンダとは会議の流れの予定を大まかに説明したもの

アジェンダとは、会議の流れの予定を大まかに説明したものです。会議の内容や会議にかける時間、議題の概要や決定するまでに使いたい予定時間、絶対に決定しておきたいことなどを、短い文章にまとめて作成します。会議の前に配布しておくことで、会議の内容について参加者全員が知ることが出来、前もって発言内容を考えることが出来るようになるなど、会議の内容を理解するための時間を短縮できるようになります。

アジェンダを作ると会議を効率良く進めるため役立つ

会議は効率良く進ませないと、ただ必要以上に時間を取るだけの場となり、すぐに決まるはずの議題も決まらなくなってしまいます。会議を無駄な時間にしないためには、効率良く会議を進める準備をすることが大切です。その為の手段がアジェンダ作りで、簡単なアジェンダを用意しておくだけでも、会議を効率良く進めることができます。

アジェンダは会議の内容に合わせて作成する

会議のアジェンダを作成するとしても、初めてアジェンダを作成するとなると、どこから手をつければよいのか分からないという方も多いでしょう。会議のアジェンダの内容は、会議の中身ごとに変わるので、会議の都度内容を変更する必要がありますが、基本的な形式については共通化させたほうが作成しやすいので、テンプレートを使って効率化を図りましょう。

アジェンダはテンプレートを使用するとスムーズに作成できる

会議のアジェンダは役割、議題に割く時間を決め進行をスムーズにするものなので分かりやすく簡潔に書く必要があります。テンプレートを使用することで突発的な会議にも定例会議にも応用することができます。決められた時間を記すことにより会議の進行がしやすいです。

・会議名：

・会議の目的：

・日時：

・会議時間00：00～00：00まで

・開催場所：

・議事進行役：

・参加者名：

・議題テーマ：○○について　14：10～14：15○○部田中より

・議題①○○の確認　00：00～00：00

・議題②○○の共有　00：00～00：00

テンプレートの形式をまねるだけでなく自分なりに工夫するのも可

会議のアジェンダのテンプレートは、ただ形式をまねるだけでなく、もっと良いアジェンダを作るための参考にもなります。アジェンダにも出来のよいものと悪いものがあり、出来の悪いものは作成に時間がかかったり、伝えたいことが伝わらないものが多いので、自分の作ったアジェンダが出来の悪いものにならないように、テンプレートを元に作成のコツを学びましょう。

アジェンダ作りで重要なのは簡潔さ

会議のアジェンダ作りのコツは、内容を簡潔にすることです。アジェンダは会議の大まかな流れなどを伝えるためのものなので、議題の詳細などはわざわざ掲載しなくても問題ありません。必要以上に長いアジェンダは作成に時間がかかりますし、見るほうも余計に時間を食うので、簡潔に内容を伝えられるよう、テンプレートを参考にしつつ、文章を極力短く済ませるようにしましょう。

会議のアジェンダづくりはテンプレートを参考にして簡潔さを心掛ける

会議のアジェンダはテンプレートを参考にして作成してみましょう。アジェンダ作りに慣れないうちは、テンプレートと照らし合わせて作成することで、作業の効率化を図ったり、より短い文章の組み立て方を学ぶことが出来るはずです。いずれはテンプレートなしでも、会議の内容を簡潔に伝えられるアジェンダを作成できるようになるでしょう。