会議の司会進行が”みるみる”上手くなる4つのコツ

会議, 司会進行

上手な司会進行のコツ①:会議までにアジェンダを準備

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会議の司会進行役として重要となってくるのが、事前の準備です。その上で作成しておきたいものが『アジェンダ(計画表)』でしょう。これを作成しておくと、会議やミーティングの司会進行がしやすくなるので、計画表は誰に言われなくても作っておくべきです。

アジェンダは”前日まで”に参加者全員に配布しよう

会議のアジェンダに盛り込む内容は、「議題」「目的」「予定時刻」「配分時間」「場所」「参加者名」「配布資料」などになります。これらを早めに用意して、できれば会議やミーティングの前日には参加者全員に配布するのが好ましいです。

会議やミーティングの前日までに配布しておけば、参加者たちは全体を把握しやすくなり、当日の会議・ミーティングがスムーズに行えるようになります。それ以上に「お!こいつデキるやつだな」と、評価をもらえるはずでしょう。

「会議の目的を明確にする」のがポイント!

ポイントは、「目的を明確にすること」です。会議の議題を提示しただけでは、参加者全員の向かっている方向がバラバラになってしまい、ただの討論になってしまいます。「その会議が何を目指しているのか」をはっきりさせておくと、参加者全員の着地点が統一されるでしょう。

上手な司会進行のコツ②:「舵取り役」の意識を持つ

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最近よく使われるようになった言葉に、『ファシリテーター』という言葉があります。日本語で言うと『舵取り役』にあたり、会議やミーティングの場では、参加者全員を間違いなく目的地に到達させるため、進路やスピードをコントロールするという意味で使われています。

参加者全員が発言しやすいようにする

ただ決められた時間通りに司会進行していくだけでなく、参加者の発言を促し、活発な議論を促進することも「舵取り役」の務めです。限られた人ばかりが積極的に発言するという、ありがちな会議。そういう偏った会議にしてしまっては、優れた結果を導き出すことなんてできません。

若手が発言しやすい会議を!

また、組織の上の人たちの意見ばかりが尊重されてしまう会議も避けるようにしましょう。若手が発言していく事で、その中から新しいアイデアや考え方が生まれるかもしれません。会議やミーティングを上手に舵取りし、目的地へと進路を取る『ファシリテーター』。上司や先輩たちの前で能力を試されるチャンスです。

上手な司会進行のコツ③:”進路のブレ”も調整する

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進路のブレを調整し、真っ直ぐ会議を進めていくのも司会進行役の務めです。できるだけ様々な意見を述べ合うことに、会議を行う本質と理想形があります。

そうなった場合、時として議題や目的、議論の流れとは関係のない「ズレた発言」も多くなってきます。ズレた発言の中から、新しいアイデアが生まれる可能性もありますので、完全に排除したからといって良いわけでもありません。会議の司会進行役は臨機応変な判断が必要なのです。

常にテーマや目的を意識しよう

そのズレた発言に他の人が呼応し、さらに別の人がその流れで発言する、というようにどんどんと別の方向へ流されていってしまう事態は避けなくてはなりません。いわば、船が航路から外れて、漂流してしまうようなものですからね。そうならないためにも、常に会議のテーマや目的、議論の本筋を意識しながら、議論を本来の道に戻す役割が必要なのです。

上手な司会進行のコツ④:時間遵守を意識する

会議で重要視しておきたい最後のひとつは、時間の厳守です。会議のだいたいが終了時刻を守ることができず、社内全体の予定がずれ込んでいってしまいます。すると大事な後半のまとめ部分を駆け足で行わなくてはならなくなります。

このように時間が足りなくなる事態を少なくするために、、司会進行役は「終了時刻を守ること」を強く意識しておく必要があるのです。会議の冒頭に、その旨を参加者全員に通達しておくといいでしょう。

時間を守れば会社の生産性もUP!

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また、参加者の中には、会議やミーティング後のビジネススケジュールを入れている人も多いはずですから、よほど緊急の問題を論じる会議でない限り”定時刻”を守るようにしましょう。その結果、部署や会社の生産性をアップすることにつながるのです。

司会進行は舵取り役の意識がコツ!進路調整や時間厳守で会議の目的を果たそう

会議やミーティングをする上で重要な役割を担うのが”司会進行役”です。会議を上手に舵取りし、参加者全員をしっかりと目的地まで届けることが最重要課題です。そのためには、事前の準備から当日の広報、会議中の時間の調整など、しっかりと管理するようにしましょう。

若手のビジネスマンが会議やミーティングの司会進行の任に当たる場合、どうしても先輩や上司に遠慮してしまいがちです。しかし「腰の引けた舵取り」では、船をまっすぐ進めるなんてできません。『自分が舵を取っているんだ」という強い意志を持って、司会進行役に臨むようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス