議事録に会議の内容をうまくまとめるコツ3つ

会議, 議事録

コツ(1)議事録は会議のポイントを記録する

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議事録は、会議の最初から最後までをすべて記録する必要はありません。全記録ではなく、ポイントを記録に残すことが会議の内容をまとめるコツなのです。すべての発言をただ記録するだけなら、テープに会議の模様をすべて録音しておけば済むでしょう。そのため、議事録の意義は別のところにあるのです。

会議の内容・目的を理解しておくとまとめやすい

議事録を作成する際、仕事の上でどんな理由があって会議を開くのかを、前もって会議の内容・目的を理解しておきましょう。何か課題があったのなら解決のために意見を交わすのですから、さまざまな意見が出てくるはずです。

会議の内容をうまくまとめるためにも、あらかじめ会議を開く理由を把握しておきましょう。議事録はそれぞれの発言者の主張や質問、提案をコンパクトにまとめるのが大切なコツなのです。

コツ(2)会議での発言をそのまま議事録に記録しない

次に紹介する会議の内容を議事録にまとめるコツは、そのまま発言者の言葉すべてを記録しない事です。一言一句記録する必要はないので、上手く要約するようにしましょう。例えば言葉どおりの記録でなく、言いたかった内容を補足したながら記録に残すのも、上手な会議の内容のまとめ方です。

いくつか類似の発言があれば、まとめておきましょう。会議の内容をまとめるコツは、短い発言であっても軽く扱うのではなく、会議の流れを掴んで頭の引き出しに入れておくことです。会議の中で新たな視点が提案されれば、その発言も議事録に明記しておきましょう。

出席者一覧を付記すると誰の発言かが分かりやすい

議事録を作成する際に、分かりやすく会議の内容をまとめるなら、会議出席者の一覧を付記しておきましょう。発言をあまりしない人でも会議の決定に参画しています。そして発言内容にそのものに加えて、発言した人の”趣旨”や”狙い”を分かりやすく記入しましょう。そうすると誰の発言なのか、どのような流れなのかが明確に議事録にまとめられますよ。

上手く会議の内容をまとめる際は、言葉の一つ一つに注意して「言いたかったこと」を的確に表現して記録していきましょう。

コツ(3)会議の結論は議事録の前半部分に記載

議事録を作成する際に、分かりやすく会議の内容をまとめるコツ3つ目は、会議の結論を前半部分に記載する事です。会議の議事録は冒頭で、会議を開いた日付時間や場所、出席者や会議のテーマ、配布された資料や最後の結論と、記すべき項目があります。

この前半部分に、コンパクトにまとめた会議の内容を書き込んでおくのもコツです。書類を目にしたとき、結果が明快に分かるようにしておくと、会議の内容が分かりやすい議事録になります。忘れがちですが、結論部分を前半部分に記載するようにしましょう。

結論に加えて会議で残った≪課題≫も忘れずに記載

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会議の内容の結論は、議事録の前半部分に記載すると紹介しました。加えて忘れずに、会議で残った課題も議事録に記載するようにしましょう。会議の議論で、すべての課題が解決したわけではありません。何がさらに課題として残ったか、今後はどうやって解決していくのか、議事録に記載するようにしましょう。

そして未解決な課題は「誰が、何時まで」に検討して次回会議で更に討議を行う事を明記するといいですよ。結論に加えて、箇条書きで記載していきましょう。

議事録を作成する際は会議の目的を理解して発言を要約するのがコツ!

議事録に会議の内容をうまくまとめるコツを、3つお教えしました。議事録を取るコツは会議の目的を知っておく事です。そして議事録の目的は重要な会議の結論にいたった経緯を記録に残しておきましょう。

上手く会議の内容をまとめていれば、後で点検して課題解決のヒントに使うこともできます。ポイントを外さず、理解しやすい議事録に仕上げていきましょう。会議やミーティングの際は、今回紹介した議事録に会議の内容をうまくまとめるコツ3つを参考にしてみてください。

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2016年11月29日ビジネス