ですます調？である調？議事録の正しい書き方

2016年11月29日2020年3月31日議事録

議事録の正しい書き方とは？

社会人として働く以上は、会議に出席する機会もあるでしょう。会議をする時は、議事録をとるのが一般的です。議事録とは会議の発言や議題などを書きとめて記録しておくものですが、具体的に何をどこまで書いておけばよいのでしょうか？まず最初に議事録に重要な書き方を見ていきましょう。

1）主観を感じない書き方にする

会議での議事録担当者は、ルールを守る必要があります。そのルールは、会議内容に主観を入れた書き方はしてはいけないという事です。その主観を感じやすい書き方によって、議事録の印象が変わってしまうのです。

議事録は書く人の立場が如実に反映され、無意識、あるいは意識的に、書いた人にのっとって有利なように記載されています。そのため会議の議事録を書くなら、主観を感じない書き方にする必要があると言えるでしょう。

2）議事録は筋道を通す書き方にする

議事録を作成するなら議論の筋道を通すようにしましょう。ときに会議で議題設定が周知されているにも関わらず、迷走してしまう事があります。論点は錯綜し行方が分からなくなるかもしれません。

そのため議事録を作成する人は、会議の要点をしっかりと把握して、道筋の通った内容を作成していきましょう。会議の論点がずれたとしても、要点さえつかんでおけば道筋は通りますよ。

3）基本は5W1Hを軸にした書き方にする

議事録の要点の1つは5W1Hです。≪いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どのように≫といった書き方で作成していくようにしましょう。議事録を書く際に、問題の解決策は何か？誰の発言か？それらを記録に残す必要があります。そのため議事録は、5W1Hを意識して、分かりやすい書き方を心がけましょう。

議事録は「ですます調」「である調」どっち？

議事録の重要な書き方を見ていきました。では次に、よく悩みがちな敬語の「ですます調」か「である調」なのかについて紹介していきます。さっそく見ていきましょう。

議事録は「である調」で書くと◎

議事録を簡潔に書くのであれば、敬語の「ですます調」ではなく「である調」の書き方の方がいいとされています。敬語の「ですます調」では、文章が長くなりがち。なので敬語の「ですます調」より、「である調」のほうが適切なのです。

そして議事録には端的な書き方も求められますから、どれだけ短く濃い内容をかけるかも重要です。敬語の「ですます調」より、端的に書きやすい「である調」で書いていきましょう。

「である調」＋箇条書き＝見やすい議事録

ビジネスにおける議事録では敬語の「ですます調」より、「である調」で書く方が箇条書きにしやすくて、すっきりとした文章になるのでオススメです。見づらい内容では、議事録の意味がありません。美しい書き方を心掛けて書くようにしていきましょう。

「である調」で書く時は、文字の長さは出来るだけ揃えて書くといいですね。その方が敬語の「ですます調」よりも読む人が内容を理解しやすいとされています。

議事録の書き方は敬語の「ですます」ではなく「である調」で箇条書きにする！

議事録の書き方は敬語の「ですます調」か「である調」か？結論として「である調」の方が、読みやすいとされているようですね。議事録は、どれだけ分かりやすく書くかが重要となります。

語尾を「である調」にして箇条書きにしていくと、パッと見て理解されやすい議事録になるでしょう。会議では誰から見ても見やすく理解されやすいよう、議事録の書き方には注意しましょう。今回紹介した議事録の正しい書き方を参考にしてください。