新入社員の役割!議事録作成をする際の注意点

2019年8月2日新入社員, 議事録

議事録を作成することで会議の内容が理解できるようになる

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新入社員が会議に参加したときに、会議の場で出てくる言葉のすべてを理解できるとは限りません。

しかし、議事録を書くという役割を与えられている以上は、会議の内容をしっかりと聞くという意識は働くでしょう。議事録を書くにあたっては、わからない言葉を自分で調べたり先輩社員に質問をするはず。

人間は誰でも自分で調べたり、質問したりしたことは頭に残ります。これが逆に他の誰かが書いた議事録を読むだけだと、記憶の定着は弱くなるでしょう。新入社員として「議事録を書く」という役割は、会議の内容を書き記しておく以上に、新入社員自身にとっても会議の内容を理解するために重要な役割があるのです。

新入社員でも、議事録を書くという役割を与えられた以上は、その議事録作成者として自分の名前を書き記すことになります。

議事録作成は会社についてより深く知る機会

多くの議事録は社内のみの資料でしょうが、新入社員にとっては内部資料であったとしても、自分の名前を書類に残すという意味では意義のある役割です。

新入社員の議事録は、「自分が知っている会社の情報」と「自分が知らない会社の情報」をしっかりと見極め、自分に何が不足しているのかを知る機会でもあります。そういう意識を持って会議に臨めば、議事録を書くという役割も、単に会議内容を書き記すだけではなくなってくると思いませんか?

新入社員が議事録を作成する際の注意点とは?

まだ専門用語も完全に覚え切れていない新入社員にとって、議事録を作るという役割は非常に大変な役割です。会議というのは社内の多くの人が時間をとって集まっている場ですから、貴重な時間を使って行われているという意識を持たねばなりません。

議事録には誰が・何について・どのような発言をしたのか記録する!

その貴重な時間を費やして行われる会議ですから、議事録も当然重要なものです。

特に入社したばかりの新入社員が議事録を書く時は、会議の中の発言がどれほど重要かもわからない可能性がある以上、「誰が」「何について」「どのような」発言をしたかをしっかりと議事録として書き記すことが大切です。

議事録作成のためにボイスレコーダーなどを使うのも可

最近では、ボイスレコーダーなどを使って会議の内容を録音する人も多いです。新入社員が議事録を作成する時は、使える道具は使って構いません。

不要な発言は後で削ってもいいわけですから、新入社員としての議事録作成の第一歩として、会議内の発言は聞き漏らすことのないようにすることが重要だと思います。

良い議事録とは「議論の要点」と「結論」がわかりやすくまとめられているもの

新入社員が議事録を作る役割を任されると、ひたすら会議中の発言内容をそのまま書く新入社員がいます。叩き台としては、それが一番記載漏れがなくなるので良い議事録の取り方と言えるでしょう。

しかし、議事録にただひたすら発言内容が長文で書かれていると、読み手としては読みにくく感じたり、読む時間がかかってしまうという問題が生じます。

良い議事録とは、読み手が読みやすく、かつ重要な点がわかりやすく書かれている議事録です。

「誰が」「何について」「どのような」発言をしていたかと、議論の末に出た結論が、議事録を見て端的にしっかりとわかる議事録を書くように心がける必要があります。新入社員であっても、読みやすい議事録を仕上げることが求められます。

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過去の議事録の中で読みやすいと思ったものを参考にしよう!

レイアウト、文字の大きさ、色などを工夫して、発言者や重要事項が、一目でわかる工夫ができれば、新入社員が作成した議事録であっても評価が上がると思います。読みやすい議事録の作成は、新入社員でも成果として評価される仕事でもあるのです。

参考までに、可能であれば過去の議事録などを見せてもらって、自分が読みやすいと感じた議事録が見つかれば良いところを取り入れましょう。

また、読みやすい議事録に触れることで、新入社員とはいえ議事録をまとめるという役割を任されるやりがいも感じることができると思います。

そして完成した議事録を自分でも数回読み返し、ミスがないかチェックしましょう。

議事録作成は新入社員の大事な役割!発言者・話題・発言内容を簡潔にまとめよう

議事禄をはじめて作成するときに新人社員が心がけたいコトについて説明しました。

新入社員にとって議事録を作るという役割はプレッシャーに感じることもあると思います。

しかし、自分の言葉で他の方にわかりやすく伝える能力というのは、これから社会人として活躍する上では欠かせないものです。

自分自身を成長させるチャンスととらえて、新入社員は議事録を作るという役割に真摯に取り組みましょう。

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2019年8月2日転職

Posted by BiZPARK