上司に喜ばれる議事録メールの適切な送り方と例文

2016年11月29日2020年3月31日上司, 議事録

議事録のメールの送り方で心がけておきたい点は？

会議に出られなくなった上司や同僚に議事録を送って欲しいと頼まれるケース、または取引先に議事録をメールで送るケースというのがあります。

そんな時、適格かつ端的な分かりやすい伝え方とはどんなものでしょうか。結構わからないものです。ここで、議事録のメールでの送り方において気を付けておきたい点をおさえておきましょう。

メールの文章は端的にし、詳しい議事録はメールに添付する

休んだ人や先方に対する議事録のメールの送り方として、気をつけたいのはメールの文章を長々と書かないことです。

メールの文章はどういった内容を話し合い、結論はどうなったかを読み手がわかりやすいようにまとめましょう。詳しい議事録や関連資料などはメールに添付する形で送ると良いでしょう。

メールには議事録の他に相手を気遣う言葉を添えて

議事録のメールだからといって議事録だけ書いて送るのはあまりおすすめしません。

相手が病気で休んでしまった場合などは、体調について気遣うコメントを入れたり、先方に対するメールなら来社してくださったことへの感謝の言葉を添えたり、相手に対する気遣いの言葉を入れてあげるのも、議事録メールの送り方として重要です。

丁寧で簡潔に言いたい事を伝える議事録メールのポイント

基本的に手紙でも、メールでも一緒だと思いますが、文面や文書において、簡潔で、わかりやすく、言いたい事を伝える技術は絶対的に必要です。

しかし、会議のような議事録は伝えたい情報量が多く、つい長文になってしまって真意が上手く伝わらなくなりがちです。丁寧かつ簡潔に伝えられる議事録メールの送り方のポイントを紹介します。

最初に読みやすい議事録のメールの構成を考える

まず、議事録のメールを書き出す前に、どのような構成にするかを考えましょう。

そうすることによって、一度議事録の内容が頭の中で整理されるので、見た目も内容も読みやすく分かりやすいメールが書けるはずです。

議事録の結論が何かをわかりやすくする事が重要

会議の欠席者や先方が議事録で一番知りたいのがその会議での結論です。結局、最終的にどのように決まったのかを分かりやすくすべきです。もし、課題があればそちらもきちんと明記し、いつまでに対応するか期日も載せておくようにします。

明日からでも使える議事録のメールでの送り方例

ここまで、議事録のメールでの送り方に対するポイントなどを紹介してきましたが、正直よくわからない、イメージがわかないと思っている方も多いはず。

そんなあなたの為に、メールのテンプレート例を紹介します。ネット上にも多数ありますので、そういったテンプレートを使用してみるのも一つの手だと思います。

議事録メールの送り方例

件名：新規○○事業立ち上げキックオフミーティング議事録

○○課長

お疲れ様です。

本日のミーティングの議事録をお送りします。

新規○○事業の詳しい資料も添付しましたので、併せてご確認いただければと思います。

【日時/場所】

××年××月××日(×) 13:00～15:00

東京本社第１会議室

【出席者】

営業部 ○○部長、技術部　○○課長、○○

【議題】

「新規○○事業立ち上げに際しての懸念事項」

【会議の要点】

・○○事業における必要な人員

・○○事業の立ち上げにかかるコストと予想される利益

・○○事業のアプローチ先業界と企業

【今会議の決定事項】

・人員はリーダー、技術、設計、営業各1名、試作2名の計6名でスタート

・初期費用××万円とし、××万円の利益が見込まれる

・まずは以前から交渉している携帯電話メーカーの○○社からアプローチ

【次回課題】

・具体的な担当者を確定

・○○社へのアプローチ結果を報告

・次回は××日13:00～同会議室にて

以上

議事録のメールでの送り方のポイントは簡潔で読みやすく書く事

いかがでしたでしょうか。

議事録をメールで送る場合の正しい送り方と例を紹介していきましたが、参考になりましたでしょうか？

メールを利用した議事録の送り方ですが、最初のうちは難しいと思うかもしれません。でも、一度コツを掴んでしまえば、議事録の要点をおさえて、議事録を書けるようになります。

議事録を書くうえで大事なのは、 相手への気配りを忘れずに、要点を分かりやすく伝えるという点です。そこのことに気を付けて、議事録のメールを作るようにしましょう。