議事録の書き方は？すぐに使えるフォーマット【テンプレートDLあり】

2017年10月6日2020年3月31日議事録

議事録・会議録とは

ビジネスの基礎としておさえておきたいことはたくさんあります。ビジネスメールの書き方、電話対応、名刺交換などです。その中でも少し経験とクオリティーが求められるものが議事録です。

議事録・会議録の書き方とフォーマット見本と例についてみていきましょう。まずは議事録・会議録とは何かをつかむ必要があります。

会議の打ち合わせ内容や経過や結論などを記録する文書

議事録・会議録とは会議の打ち合わせ内容や経過や結論などを記録する文書です。議事録・会議録は会社、企業間、顧客との間において重要な役割を果たしています。 社内会議の議事録、クライアントとの打ち合わせ議事録など議事録が必要な場面は数多くありますが、議事録がスピーディーかつ正確に作成できることは上司から見てもとても信頼することができます。 今回はそんな議事録の作成においてのコツをまとめました。早いうちにコツをつかんでおかないといつまでも良い議事録を書くことができないため、新人の方も、改めて議事録の基礎を学んでおきたい方はぜひチェックしてください。

議事録・会議録の必要性

社会人として働く以上は、会議に出席する機会もあるでしょう。会議をする時は、議事録をとるのが一般的です。議事録・会議録とは会議の発言や議題などを書きとめて記録しておくものですが、具体的に何をどこまで書いておけばよいのでしょうか？まず最初に議事録・会議録が書かれる意味などを見てみましょう。

議事録の必要性➀後日の記憶ミスを防ぐ

そもそも議事録・会議録とは会議などの決定事項や詳細を記録に残すものです。この議事録は、上司へ文書での報告ができますし、参加者や欠席者との情報共有にも役立ちますが、さらに後日の記憶ミスを防ぐ役割もありますので、「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスも防げる、そんなメリットもあります。

議事録の必要性②不参加だったメンバーに会議の詳細を伝える

何らかの事情で会議に出席できなかったメンバーもいるでしょう。そうしたメンバーに向けて、会議の詳細を伝える為に、議事録をとるという意味もあります。効率よく仕事を進める上では、会議の議事録に目を通すのは必須です。実際に参加していないメンバーにも内容が伝わりやすい議事録であることが望ましいですね。

議事録の必要性③内容・期限・対応者を明確化する

ここが議事録のもっとも重要な部分と言って良いかもしれません。会議で決定した内容、会議で話し合ったもので未決定のままになった課題を出席者及び関係者に伝達。それを周知してもらうのが目的です。内容・期限・対応となるメンバーを明確にすることが目的なのです。

議事録・会議録の書き方

議事録がどのようなものであるか、ご理解いただけましたでしょうか。では次に、わかりやすい議事録の書き方をご紹介します。ポイントは、会議の参加メンバー、話の詳細、決定事項などが、ひと目でわかるようにするという点です。

議事録・会議録の書き方：会議の名称・日時・場所を記載

会議の議事録に必要な基本項目をまず書き出しましょう。

■会議の名称

■開始日時

■終了日時

■開催場所

■参加者の一覧

議事録・会議録の書き方：5W1Hを意識する

その次に、会議で決まった次項を順に書き出す。その時に意識する書き方が「5W1H」です。

具体的な書き方をあげるなら、

■誰が

■何を

■いつまでに

■なぜ

■どのようにするのか

という内容を、自分なりの文章でわかりやすい書き方でまとめましょう。それにより、参加してないメンバーにも会議の詳細がわかりやすくなります。

議事録・会議録の書き方：フォーマットを使う

議事録・会議録のフォーマットを設けるというのも、非常に効率が良いやり方だと言われています。会議の開催日時、参加者、TODOリスト、などを書き込めば良いだけのフォーマットを作成しておくと非常に便利です。もしそういったものを取り入れてないなら、上司に提案してみてはいかがでしょうか。

議事録・会議録のフォーマットの見本ダウンロードサイト一覧

議事録・会議録の書き方でフォーマット・書式を使うと説明しました。フォーマット・書式を使うには、手っ取り早くサイトから議事録・会議録のフォーマットの見本をダウンロードしましょう。まずはサンプルにより議事録の書式の基本をつかむことが大事です。

議事録フォーマットダウンロード「マイクロソフトオフィス」

議事録フォーマット見本ダウンロード一覧の初めは「マイクロソフトオフィス」です。すべての書式が無料でサンプルの種類も豊富です。

議事録フォーマットダウンロード「エバネクスト」

サンプルはA4 の1ページ、2ページもので、議事録には珍しく縦ではなく、横に広い議事録フォーマットです。書式の見本が横に広い分、会議の内容がより詳しく記載できます。

議事録フォーマットダウンロード「ecoなびオーナー’s」

議事録・会議録では珍しいExce形式の書式のサンプルが多数収録されているサイト。書式として利用できる会議レジュメのサンプルは使いやすいシンプルなデザインの見本になっています。

議事録・会議録のフォーマットを使うメリット

議事録・会議録のフォーマットの見本ダウンロードサイト一覧を紹介しましたが、そもそも議事録・会議録のの雛形を使うメリットとはどういった点にあるのでしょうか。

雛形から必要な項目が把握できる

議事録の雛形を使うメリットは必要な項目の把握による時間短縮です。5W1Hを意識しながら雛形をみると、項目が簡単に記載できるはずです。

議事録の例文・フォーマット見本と例

では、実際に見本となるような議事録の例文をご紹介します。書式に当てはめて書いてみたり、ちょっとオリジナリティをいれてもいいですね。もちろん、自分で必要な項目は付け加えると良いでしょう。あくまでも目的は、書式によって会議の内容をわかりやすくまとめるものだと覚えておきましょう。

具体的な議事録の例文・フォーマット見本

では、ここで具体的な議事録の例文・書式の例をみていきましょう。

上記が、基本的な議事録の書式になります。

議事録・会議録の書き方の注意点

議事録・会議の例文・フォーマット見本と例についてみてきましたが、いかがでしたか。最後は議事録・会議録の書き方の注意点をみていきましょう。

議事録のフォーマットをそのまま使わない

上に挙げたような議事録の例文・フォーマット見本を応用して、例えば、会議の要点や次回課題を項目に追加したりと議事録の書き方にもサンプルを一工夫して、会議の参加者や欠席者など、誰がみてもすぐに理解できるような議事録のまとめ方・書き方を目指すようにしましょう。

議事録をまとめる力は評価されるポイントと意識する

議事録や会議録は下っ端の仕事と思ってはいけません。議事録の作成はある意味アピールするチャンスなんです。 議事録のフォーマット作りに欠かせない的確にまとめられる能力は、仕事の格を引き上げる大きなポイントになります。

例を参考に議事録・会議録の書き方とフォーマットを押さえて評価アップ

本ページでは、会議の際に作成する議事録の書き方とフォーマット見本と例をご紹介しました。 議事録は人によっても、受け取り方が違いますが、サンプルから書式の基本を抑えて、きっちりと作成していきましょう。

書式が適当になってしまうと、あとで大問題になってしまいます。内容のわかりやすい会議の議事録を作成することは、個人の評価にも繋がるかもしれません。