議事録署名人とは?議事録に署名をする意味

2016年11月29日2020年3月31日議事録

議事録署名人とは議事録の内容を証明する人

議事録の内容の正当性を証明する役割を担う人

まず、議事録署名人とは何かというところから紹介していきたいと思います。

議事録署名人と言われても、いまいち何のことかわからな位という方も多いとは思いますが、議事録署名人とは別段難しいものではありません。簡単に言うと、議事録署名人とは、その議事録の内容がウソ偽りなく正しいですよと、その人の名のもとに証明することになります。

議事録署名人を選出して、議事録の内容を証明する必要が会社にはある

証明がないと、議事録が正しいかどうかわからず、つくった人がウソついている可能性もありますよね。

ですから、議事録署名人を選出して、議事録の内容を証明していかないとならないのです。議事録署名人がなぜ必要なのかということは、なんとなくお分かりいただけましたでしょうか。そんな議事録署名人とはどんな方にお願いすればよいのでしょう。

議事録署名人にも定款(ていかん)があることも

議事録署名人とは誰にお願いすべきなのでしょうか。これは議事録署名人を定款で定めている場合もあるので、一概には言えないというのが事実です。たとえば出席者の中から議長が選出した2名としているところもありますし、理事の中から2名としているところもありますし、総会の議決で決めるところもあります。

定款がない場合は出席者のうち2名を選ぶ

ですが、もし定款で定められていなかったりしたら、出席者の中から2名を選んで選出するというのが無難でしょう。

議事録署名とは何かということを考えた時に、議事録署名人とはその議事録が正確で正しいことを証明する人物なのですから、その議会に出席しているものでないとおかしな話となりますよね。ですから出席者の中から2名が無難です。

議事録署名人とはその場の代表者が務めるべき役割

議事録署名人は、議事録に署名して捺印をしないとならないのですが、その際に、法務局に印鑑届をしている理事が含まれていない場合、法務局に全員の印鑑証明を提出しないとならなくなります。

もしどちらか一人が議事録署名人に理事長や代表理事などの法務局に印鑑届を提出している場合は、もう一人の議事録署名人は、認印の捺印で事足りるということなので、議会の出席者の中から1名と、もう一人は出席している代表理事や理事長などを1名というようにしていくのが、手間もかからないですしベストと言えるでしょう。

議事録署名人とは誰でも良いというわけではない

このように手間などを考えると、議事録署名人とは、誰でも良いというわけではないのです。議事録署名人とは、きちんと然るべき人物に、お願いして余計な手間のかからないようにしていく必要があるでしょう。

議事録署名人とは会議の正当性のため代表者が議事録に署名すべき役割

以上、議事録署名人とは何かという説明のご紹介でした。こういうことはなかなかわからないことも多いですよね。

ですが、あまり難しく考えず、とりあえず理事長や代表理事と後一名と考え、こうした代表者が議事録に署名するようにしておけば間違いないでしょう。参考にしてみください。