議事録の目的と書き方のポイント&内容の把握

議事録

議事録の目的は会議の内容を記録すること

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そもそも議事録という単語が、聞きなれないという人も多いはず。ではその議事録とはなんなのでしょうか?

会議の内容を記録したものである議事録は、日常的には馴染みのあるものではなく、ほとんど目にすることもありません。シンプルな概要に反して、なかなか中身が想像しづらいのが、議事録の難しいところです

議事録は後から内容を把握できるように書く

議事録の目的は会議の中身を記録することです。

議事録の会議に参加していない人でも、議事録を読んで内容が理解できる目的のためにあります。議事録の作成を任されたら、その会議の目的を含めた中身を、まず自分が議事録の無内容を把握する点が重要です。

記入者が、議事録の会議の目的も内容もよくわかっていないと、後から読み返すだけの人に議事録の会議の内容がわかるはずもありません。

わかりやすい議事録は要点をまとめたもの

議事録は、会議で出た発言を全て記録しておくというようなものではありません。

それならレコーダーで録音したものを、書き起こすだけで事が済むことになります。相槌や雑談や、議題から外れたところや、そういったものが全て文字になっている文章で、果たして内容の把握がスムーズに行えるでしょうか。

答えは否ですね。わかりやすい議事録は内容を網羅したものではなく、要点をまとめたものです。

議事録は結論からシンプルに書く

誰でもぱっと見て会議の中身が理解できるように、結論から書くのが議事録を書く上でのポイントです。

議題に対する答えを、まず一番に明記するだけで記録としてわかりやすくなります。結論の出た過程は、その後に記入しておきましょう。問題点や質問、その回答をまとめて、会議で決まったことがあれば全て記録します。

曖昧な表現を控え、客観的に書くというコツを意識して、余計なことは記入しません。

決定事項の漏れや多過ぎる文章量の議事録は嫌われる

会議で決定事項の漏れた議事録は論外です。言葉が多すぎる文章も嫌われます。

読みやすさとわかりやすさが、議事録に関して重要なことになります。加えて記録が正確でないのもよくありません。議事録の目的は正しい記録を残すこと。

会議の結論に関わることはもちろん、日時や日付を間違えたり、会議の参加者の名前や役職を間違えたりということがないように徹底してください。

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議事録を取る人は肩書と顔を一致させる目的でも!

人の名前や役職を間違えないようにするのは、入社したての新入には難しいことかもしれません。

会議の内容を記録する大前提の目的とは別に、人の名前や役職などを把握する個人的な目的を設定して、議事録を取るのも有意義です。会社が議事録を取らせる目的だけでなく、自分が設定した積極的な目的を設定する姿勢は、あらゆる機会を成長へと繋げる素晴らしい姿勢でしょう。

議事録は会議内容の共有と自己成長の目的で活用する

今回は、議事録の目的と書き方のポイント&内容の把握を紹介していきました。

議事録は、会議で話された内容の共有の目的があるので多くの社員がそれを目にすることが予想されます。

丁寧にわかりやすく議事録を作成すれば、良い資料として作成者の名前も広く認識されることでしょう。議事録作成をただの仕事ではなく、自分を高める目的で活用してみてください。やらされた仕事ではなく、自ら進んで行うこと、そうすれば自然とクオリティも高く仕上がるはずです。

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2016年11月29日ビジネス