打ち合わせの議事録で高評価が狙える書き方のポイント3つ

議事録

そもそも議事録とは?

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会社、企業間、顧客との間で、打ち合わせやミーティング、会議は日常的に開催されています。その際に議事録を取るのは鉄板ですよね。打ち合わせの議事録の書き方を見ていく前に、まずは議事録についての基本を知っておきましょう。

会議や打ち合わせ内容を記載したものが議事録

議事録は会議や打ち合わせの内容、経過や結論を記録します。打ち合わせ内容の議事録は事後の証拠資料や参考資料として記録・保存してく重要な文書です。そのため、打ち合わせ・会議内容の議事録の書き方というのは重要となってくるのです。

打ち合わせで議事録を作成する目的は?

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会議や打ち合わせで記録するために取る議事録には、様々な目的があります。会議や打ち合わせの議事録というのは、内容の周知やトラブル時の証拠として残すために書かれるのです。

関係者と情報共有をするため

打ち合わせや会議の議事録というのは、関係者が決定事項を確認するためにあります。そこには会議や打ち合わせの参加者は勿論、参加できなかった人も含まれます。会議や打ち合わせ内容の情報共有をするために、議事録は利用されているのです。

トラブル解決の証拠とするため

後々に蒸し返すようなトラブルがあった際、議事録が証拠になります。いついつの議事録にこのように書いてある、あるいは書いてないということが証拠性として機能します。打ち合わせや会議の議事録の記載内容によっては交渉力も違ってくるでしょう。

上司に評価される議事録の書き方「3つのポイント」とは?

会議や打ち合わせの内容や情報を共有するため、議事録を作成することはよくあります。そして議事録の重要度が高いだけに、きちんとしたものを仕上げれば上司からの評価もうなぎ上り!ここはビシッと決めたいですね。そのために、打ち合わせや会議の基本的な議事録の書き方にあるポイントを紹介します。

書き方のポイント①:記録すべき項目を事前に確認する

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講義録の構成は下記のものがオススメです。重要なものほど上に書く書き方だと読み手に伝わりやすくなるでしょう。

●会議名

●会議日日時

●会議場所

●会議出席者

議事録では、出席者はお客様側から順番に列挙していきます。議事録担当者に分かるように最後に「(記)」と書きます。相手の名前に役職を書くと丁寧ですが、一人でも役職が分からない場合は「様」で共通すると良いでしょう。

書き方のポイント②:最も重要な部分は「決定事項」

議事録の最も重要な部分は「決定事項」になります。決定事項を記載する際のコツは「具体的な数値」、「方法」、「事実」を明記することです。可能ならば議事録には簡潔に1行で記述するといいでしょう。また担当者や期限も合わせた書き方をします。

書き方のポイント③:24時間以内に完成させる

一般的に会議や打ち合わせ内容の記載された議事録は24時間以内に完成させましょう。会議や打ち合わせ内容が急な場合は2時間以内というケースもあります。議事録に時間をかけないコツは、当の会議が始まる前に分かっている内容に関しては予め記載しておくのが有効ですよ。

議事録は「項目の確認・決定事項の記載・24時間以内の作成」が書き方のポイント

会議や打ち合わせでの議事録の上手い書き方のコツは、優先順位の把握にあります。打ち合わせ内容の議事録は正確かつ迅速な書き方をしましょう。そうはいってもビジネスマナーを守った議事録の書き方はなかなか難しいものですよね。

しかし、ポイントさえ押さえてしまえば、そう悩む必要はありません。とくに打ち合わせ内容などの議事録の作成に苦手意識を持っている若手社員のみなさんは、今回紹介した例と合わせてチェックしてみてください。以前より楽に打ち合わせや会議の議事録が書けると思います。

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2016年11月29日ビジネス