議事録をパソコンでとる際のポイント

議事録

パソコンを使った議事録は、見返しに便利

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パソコンを使った議事録は、見返すことが便利です。話している内容すべてをタイピングでき、メモが可能です。言い切りの形で、簡潔に議事録をとるのがポイントです。

会議の議事録は手書きよりもパソコンが便利

紙のメモか、パソコン派なのか、世代で別れるようです。上の世代はノートとペンを使用し、若者はパソコンが多いです。

パソコンを使うのは、大人の目には失礼に映ることもあるようですが、そのまま大画面を共有、配布が簡単にできるパソコンが効率的だという考えもあります。

紙のメモ帳は瞬時に情報共有できない

パソコンで議事録をとるのと、紙のメモで議事録をとるのでは、ふつうに考えると、パソコンの方が同席した人と瞬時に情報共有できるので、オススメです。

紙のメモ帳とペンで議事録を書くという行為は、同席した人と瞬時に共有出来ず、非常に自己中心的な、失礼な行為であるともとれてしまうのです。

会議でパソコンを禁止する理由とは?

会議でパソコンを使用して議事録を書くといったことが大変便利であることはお分かりになったかと思います。一方で、たとえ不便に感じても、会議にパソコンなどを禁止しているといったところもあります。それでは、次に会議でパソコンを禁止している理由についても見ていきます。

会議中にメールの読み書き・SNSをしている参加者

最近は効率化を進めるために

「ノートパソコンやタブレットの持ち込みを禁止」している会議も増えています。

ネットが使用できれば、必要な資料をその場で取り出せるなどの利便性がある一方、会議中にメールの読み書きを始めたり、スマホでSNSをチェックしたりといった参加者も少なくありません。

議事録を取るポイントとは?

それでは最後に、議事録を取るポイントについて見ていきます。

議事録は会議での内容を見直すのに非常に便利ですが、間違った部分を書いてしまうと、議事録として役に立たなくなってしまいます。

それでは、議事録のポイントを見ていきましょう。

ICレコーダーを併用してメモを取る

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議事録は、理想としては会議中の発言すべてを正確にメモをとるなどですが、それはとても難しいのが実情といえます。

そこで、ICレコーダーを使うというのも一つの手でしょう。

しかし、ICレコーダーだけに頼ってまったくメモを取らないというのは問題です。

あとから文字起こしをする際に、とても時間がかかってしまうため、並行してメモを取るようにしましょう。

文字起こしは録音時間の4倍はかかると考えておきましょう。

また、大人数の会議となると、音声だけでは誰の発言なのかはっきりしない場合があるため、発言者の名前は必ずメモをしておきましょう。

ICレコーダーはあくまで控えとし、議事録と併用するようにしましょう。

5つのポイントを押さえよう!

会議やミーティングでは、重要なことから雑談まで、様々な発言が飛び出します。

議事録を書くのに慣れていないうちは、その中からどの発言を議事録として残し、どの発言を捨てればいいのか判断が難しいところです。

そういった中で、議事録には絶対欠かせない項目があります。

以下の項目に該当する発言は、必ずメモを取るようにしましょう。

①報告事項

②議題に関連する発言

③賛成・反対意見

④決定事項、保留事項

⑤今後の課題及び宿題

議事録をパソコンでとる際のポイントは、記録する発言を判断すること!

パソコンを使った議事録の方法は、とても効率的で、現代の社会に合っているといっていいでしょう。

しかし、会議中にメールの確認やSNSのチェックをする参加者が出る可能性も考えられるため、一概にパソコンで議事録を取るというのはオススメしない企業も多いようです。

パソコンで議事録をとる上で重要なポイントは、どの発言を捨て、どの発言を議事録に記録するかです。

しっかりと見極めて、会議の議事録をよりスムーズに作成できるようにしましょう!

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2016年11月29日ビジネス