議事録メモの効率的な取り方について

2016年12月9日2020年3月31日議事録

議事録メモの取り方は内容に合わせる

まず議事録のメモを取る道具をご紹介します。それぞれで取り方は変わってきます。取り方として、紙媒体・パソコン・録音機材の特徴をご紹介します議事録の内容に合わせて使いやすいもの選択し、正確な内容を記録しましょう。

取り方①：紙媒体にとるのが一般的

大抵の場合は、紙媒体で議事録を取ることが多いでしょう。紙媒体の取り方として、別途議事録用の用紙を用意しておく事をおすすめします。書く事が多い会議の場合は、A4用紙3～5毎程度は一応用意しておくのがよいでしょう。

取り方②：タイピングが得意ならパソコン

会議室でパソコンが利用可能であれば、パソコンを使用して議事録のメモを作成するのも一つの手です。タイミングが速い方はこの取り方の方が向いているかもしれません。取り方としてメモの容量も気にする必要もありません。

取り方③：録音機材は漏れがない

取り方としてテープレコーダーやICレコーダーなど録音機材を利用し、音声データでメモ（記録）を取るのも一つの手です。漏れなく記録に残せるので、メモ取りが苦手な方はおすすめです。ただし後々聞きなおした際に誰の声なのかが分からない事もありますので、後々聞いた際に誰の発言だったか緋付けられ補足メモは、別途取っておいた方がよいでしょう。

議事録メモは漏れや誤りは禁止

議事録のメモを取り方でまず前提となってくるのが、漏れがない様にすること。議事録は後々、会議でどんな事を話したか見返すためのモノです。したがって、丁寧に書かれていても漏れや誤りがあると意味を成しません。

漏れのない取り方のコツ：重要なワードを拾う

さて漏れのない取り方のコツですが、ポイントとしては、重要なアクションやワード、話の結論を重点的に拾っていきます。また文章にすると時間が掛かりメモ取りが追いつかない事がありますので、後々自分が見て分かる程度のメモレベルで拾っていきます。

議事録メモの取り方例：起点と結論を整理

○○の議題

○○部長→○○○の方針を提案　→○月○日までに○○を行う事に決定

議事録を見る方が最も知りたいのは、どういった事が起点になり、最終的にどういう結論になったかの部分です。この部分が漏れていると議事録として無意味になります。間の細かい話なども取れれば尚良いですが、議事録取りに慣れていない方や会話の量が多い場合は、必要となる部分にスポットを当て拾っていく様にしましょう。

議事録メモの取り漏れは確認する

議事録のメモ取りに慣れていない方ですと、やはりどうしてもメモの取り漏れというのは発生します。取り方に慣れている方でも、人間ですので漏れや聞き間違いというのはやはり発生します。さて議事録メモの取り漏れがあった場合どうするかですが、この場合は恥を忍んで同じ会議に出席した人にどういった内容だったかを確認しましょう。自分の記憶が活きている、出来るだけ早いタイミングで確認を取るのがベストです。

十分理解していた人に確認をとる

また出来る限り、確認し易い人ではなく、その会議の内容を十分理解していたと思われる人に確認を取りましょう。議事録に漏れや間違いがあると後々大きな問題に繋がることもありますので、精度の方を重視し恥を忍んででも確認を取ることをおすすめします。

議事録メモの取り方は道具を使って取り漏れを確認し正確なものを作ること

議事録は、漏れがない、間違いがない事が最も大切になってきます。これが実現できるのでれば、メモの取り方というのは人それぞれどんな方法でも構いません。最終的に議事録の精度が上がればメモはどんなものでも良いのです。