議事録を敬称略で作成するときの注意点3つ

2016年12月6日2020年3月31日議事録

敬称略の注意点①：社外の人には敬称略は避ける

敬称略の議事録を作成する際の注意点の1つ目は、社外の人がいる場合はなるべく敬称略にしないということです。ある程度の参加者数の場合は、議事録ではきちんと敬称まで付けて作成しましょう。あくまでも相手は社外の人で、お客様になるため議事録の作成では注意が必要になります。

社外の人に不快感を与えないようにする

社外の人も、社内の人に敬称略でよばれるときはあります。ただ、社外の人に敬称略にされていることがのちに議事録を共有した際などに発覚したら、良く思わない人も少なくないです。敬称を付けて作成することはそれほど手間がかかりません。社外の人がいる際の会議などの議事録は、敬称略での作成は避けましょう。

敬称略の注意点②：かならず敬称略と記載する

議事録を敬称略で作成する場合には、必ず敬称略と書き加えるようにしていきましょう。ついつい忘れて作成してしまうため、注意が必要です。もし議事録で敬称略と書き加えずに作成してしまうと、呼び捨てととられてしまいます。議事録を作成するにあたり、目上の人には敬称略の表記が必要です。

ビジネスマナーに気をつけている人は多い

敬称略と書かなくてもわかってはくれるでしょうが、それでもマナーとしてかならず記載するようにしていきましょう。マナーに気をつけている人もいらっしゃるのが現実です。議事録で敬称略にする場合には、きちんと敬称略という言葉をつけるように意識していきましょう。

敬称略の注意点③：敬称略の議事録では偉い順に並べて作成

議事録で敬称略にする時の最後の注意点として紹介するのが、敬称略にしたとしても、名前は偉い順に並べて作成しましょう。敬称をつけないと、議事録に書かれた会議の参加者の中で誰が偉いのかということが、作成された議事録を見ても分かりにくくなります。ですから、きちんと偉い順に並べて作成し、会議参加者の序列を明らかにしていかなければならないのです。

お客様がいる場合は最も高い序列にする

序列の低い人を先にかき、その後に偉い人を書いていくというのはすごく失礼に当たります。避けるようにしていきましょう。この時の序列は、当たり前ですがお客様がいる場合にはお客様が高くなるので、その点にも合わせて注意していくようにしてください。

議事録を敬称略で作成する時の注意点は「社外の人は敬称つき」「記載を忘れない」「偉い人から序列を」

以上、議事録を敬称略で作成するときの注意点のご紹介でした。ちょっとしたマナーではあるのですが、こういうことをおろそかにしてしまうのは良くありません。細かい注意にこそこだわって、マナーの良い読みやすい議事録を作成していってください。