電話で失礼なく伝言をお願いするポイント3つ【例文あり】

2016年12月6日2020年3月31日伝言マナー

伝言をお願いできるかどうか確認しよう

■伝言前の準備

電話で伝言の依頼をする場合は、別の部署の人に伝言のお願いするのではなく、「担当者と同じ部署」の人に伝言をお願いするようにしましょう。

伝言をお願いする際の3つの確認事項

伝言をお願いする際に確認しなければいけない項目としては、下記の3点を気にして担当の人に伝言をお願いしましょう。

①相手が同じ部署の人かどうか確認

②相手の都合を聞き、伝言がOKかどうかを確認

③伝言を伝えた人の名前

電話で伝言をお願いする場合のポイント・例文

まず初めに、伝言をお願いする相手のことを確認しました。次は、電話で伝言をお願いする場合の気をつけるポイントを紹介します。

電話での伝言の際のポイント

電話はボディーランゲージや図などで伝えることは出来ないので、しっかりと要点をまとめて伝言を行う必要があります。

要点をまとめる際に、気をつけなければいけないポイントとしては、

1.5W1Hを伝える

2.緊急性を伝える

3.伝言を受け取る側の次回アクションを明確にする

この3つの要点を伝えることでスムーズに伝わります。

電話の理由と相手の次回アクションを明確に

電話で伝言を依頼する時は、複雑な内容は避け、 「電話の目的・理由」と「伝言を受け取る人の次回アクション」をしっかりと伝えるようにしましょう。

やり取り事例

本人：

「△△の件でお電話いたしました。■■様はいらっしゃいますでしょうか？」

先方：

「■は本日終日外出予定です。」

私：

「緊急なのですが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？先日メールでお送りした資料をご確認後、お電話もしくは、メールでの返信を本日中にいただきたい旨の伝言お願いいたします。」 という風に依頼をします。

伝言を依頼する際の注意点とは

電話で伝言をお願いした相手の名前は、必ず控えておくようにしましょう。名前を聞く場合は、失礼な聞き方にならないように気をつけましょう。

本人：

「お手数ですがご伝言の件、よろしくお願いいたします。私、△△社の〇〇と申します。大変恐縮なのですが、念のためお名前のほどご教示いただいてもよろしいでしょうか？」

電話での伝言の際は3つのポイントを意識する

伝言の際は3つのポイントである、「5W1Hを伝える」「緊急性を伝える」「伝言を受け取る側の次回アクションを明確にする」を行ってみてください。

伝言をもらったけど、結局何をしていいのかわからないということも稀にありますので気をつけてください。