書面決議による株主総会の議事録の基本的な書き方3STEP

2016年11月29日2020年3月31日株主総会, 議事録

株主総会の議事録の書き方①：タイトルと提案者を明記する

書面決議による株主総会の議事録の書き方としてまず紹介するのは、タイトルと提案者を明記することです。タイトルはそのままで、「書面決議による株主総会の議事録」などにしておくと良いでしょう。

これに第何回を足して、「第○○回 書面決議による株主総会議事録」とするのが定番の書き方です。まずはこれを書かないと、何の書類だか訳が分からなくなってしまいますので、忘れないようにしましょう。

中央にタイトルを示し、その下の列の左に書面決議の提案者を書く

提案者というのは、書面決議を提案した人物を指します。株主総会などの書面決議を提案するのですから、ほとんどの場合で代表取締役となるのではないでしょうか。書面決議による株主総会の議事録の書き方としては、真ん中にタイトルを示し、その下の列の左に

「1.提案者　代表取締役　○○　○○」

と書くのが基本の書き方です。

株主総会の議事録の書き方②：書面決議があった事項を続ける

続いて書面決議による株主総会の議事録に書きつづるべきは、「株主総会の決議があったものとみなされる事項の項目」になります。ここでもそれを書きつづる前には見出しの前に番号をつけて

「2.株主総会の決議があったものとみなされる事項の項目」

という書き方をしていくと良いでしょう。

長い文は見出し形式で書く

書面決議による株主総会の議事録の書き方として、内容はシンプルに○○の承認というだけのものや、剰余金の処分の件などといったように見出しだけ記してその下の列に普通株式1株につき金○○円といったように補足説明のようなものが入るパターンなどがあります。

書面決議による株主総会議事録を作成していて、株主総会の決議があったとされる事項の内容を書きつづる際には、名前が入ったり、少し長くなったりしそうな場合は、見出しのように書くのが適切です。また、事項の内容が複数にわたる場合には

「(1)○○の件、(2)○○の件」

と見出しの前に( )が入るということも覚えておいて下さい。書面決議による株主総会の議事録は、適切といえる書き方をしっかりとおさえておきましょう。

株主総会の議事録の書き方③：日付と作成者を記載する

書面決議による株主総会議事録の書き方で一番大事なのは、間違いなく「株主総会の決議があったものとみなされる事項の項目」だと言えます。それさえ終われば、書面決議による株主総会議事録に書くべき項目はあと二つだけです。

その二つのうちのまず一つは、「株主総会の決議があったとみなされた日付」となります。これは言わずもがなで、その総会の決議があったとされる日付です。

「3. 株主総会の決議があったとみなされた日付」

と見出しを書いて下の列に和暦で、平成○○年○○月○○日と書きます。書面決議による株主総会議事録の書き方で、非常に重要ですので注意しておきましょう。

次に議事録作成者という項目を書きます。議事録作成者は取締役になるので、日付の下の項目の「4.議事録作成者」という項目には、その下の列に「取締役○○　○○」と記載して下さい。

最後は和暦の日付→署名→押印で、書面決議の議事録の完成

最後に、「以上の通り会社法319条1項の規定により、株主総会の決議があったものとみなされたので、決議を明確にするために、議事録を作成し、議事録作成取締役がこれに記名押印する。」との言葉を加えます。再び和暦で日付を書き、「○○株式会社取締役○○　○○」と署名をし、押印すれば、書面決議による株主総会の議事録の完成になります。

書面決議による株主総会の議事録は「タイトル→提案者→日付→作成者」の順に記載！

書面決議による株主総会の議事録の基本的な書き方を、紹介してきましたがいかがでしたか？書面決議による株主総会の議事録の書き方をしっかり覚えておけば、いざというときに困ることもなくなります。どのように書けばいいのかしっかり覚えておき、慌てないようにしましょうね。