議事録における発言内容の書き方とは

2016年11月29日2020年3月31日議事録

書き方①：口語調で書かない

議事録での発言内容の書き方のコツとしてまず最初に紹介するのは、議事録での発言内容は、文語調に直して記載していくということです。書き方として議事録を口語調にしてしまうと、文章は冗長気味になります。

文語調に書き換えると分かりやすい

議事録の書き方までそれを再現する必要はありません。議事録では発言内容をそのまま書くのではなく、文語調に書きかえるとより分かりやすい書き方になります。議事録では、例えば「○○についての件はどうしようかと悩んでいるんだよね～」という発言であれば「○○についての相談」という書き方にしましょう。

書き方②：足りない言葉を追加する

話し言葉というのは、おうおうにして言葉を抜いて話されるものです。たとえば「東京での目標はどうしますか?」という議題があり、「そこは50社だね。」という発言があれば、議事録には「(東京での目標は)50社とする」という書き方にします。そうしないと議事録意味が分かりにくい書き方になります。

分かりやすい補てんを心掛ける

こうして見た目的に分かりやすく書きくわえていっても、議事録の書き方として全く問題ありません。発言したことをそのまま一言一句違わず書くというのが議事録というわけではありませんから、どんどん補てんしてあげて、分かりやすくしていきましょう。

書き方③：逆に不要な個所はどんどん削る

議事録にかくべき会議での発言は、言葉が足りないことも多いですが、それと同じくらいに不要な言葉も多いです。たとえば「そこは35件目標、いや、40件にしよう」というような発言があったとします。この場合、35件か40件で悩んでいるというニュアンスもありますが、最終的に40件と言いきっているので、前半部分は全くいりませんよね。ですから書き方としても、「○○地区の目標は40件とする」というような書き方になるのです。

議事録で発言を整えても発言者に影響はない

不要な部分を削るというのはすごく気を使うかもしれませんが、ほとんどがいらない部分なので、どんどん削っていってしまって問題ありません。発言した方もいちいちそこまでしっかり自分の発言を覚えていないでしょうし、削られてもなんとも思わないでしょう。

議事録における発言内容の書き方は「文語調で書く」「分かりやすいように追加・修正」

以上、議事録における発言内容の書き方についてのご紹介でした。議事録の作成というのは、こうしてしっかり発言を書きかえていく必要があるので、すごく頭を使う作業なのです。しっかり頭をフル回転させて読みやすい議事録を作成していってください。