議事録に発言者を記載するポイント

2016年11月29日議事録

議事録のポイント①:敬称略で記載する

Office roundtable

発言者にまでいちいち敬称を付けていたのではすごく読みづらい議事録となってしまうでしょう。議事録に発言者を記載していく場合には、わざわざ敬称をつけずに敬称略で記載するようにしていってください。ただし議事録に敬称略で記載していく場合には多少の注意が必要です。

敬称略の記載を忘れないように注意

それが、かならず議事録のどこかに敬称略という言葉をつけるということです。敬称略という言葉をつけないとただただ呼び捨てしているだけになってしまいます。失礼なく、かつ見やすい発言者の書き方を心掛けましょう。

議事録のポイント②:発言の後ろに発言者を記載

議事録に書いていく発言者の書き方はいろいろありますが、ここでは発言の後ろに発言者を書いていくというスタイルをお勧めします。後ろに発言者を記載するようにすれば、だれがいったのかということよりも、何を言ったのかということの方が頭に残るようになりますよね。

議事録では発言者より発言内容が重要となる

というのも、議事録において大切なのは、誰が言ったのかということよりも、何をいったのかということです。ですから、発言者が先にきてしまい、そちらの方が強くなってしまうと、その議事録の大切な意義を損なわせてしまう可能性が出てくるのです。ですから、議事録で発言者を記載していく場合には、「発言(○○)」というように、発言の後ろに発言者を書いていくスタイルをおすすめします。

議事録のポイント③:重要な発言にのみ発言者を記載

議事録に発言者を記載するにしても、すべての発言に発言者を記載する必要はありません。たとえば決定事項などの重要な発言にのみ発言者を書いていくというのが正解でしょう。いちいちすべての発言に発言者を書いていたのでは見づらくなります。

見やすさ・発言の重要度が分かりやすくなる

議事録は見易さというのもすごく大切です。ですから、その点に配慮して、すべての発言に発言者を記載していくというのは良くないのです。重要な発言にだけ発言者を記載していけば、その発言が重要であるということも皆に伝わるようになりますね。そういう意味でも重要な発言の後ろにだけ発言者を記載していくというのはすごく良いことなのです。

議事録に発言者を記載するポイントは「敬称略にする」「重要な発言のみ発言者を記載する」

以上、議事録に発言者を記載するポイントのご紹介でした。これらのポイントをまもって書いていけば、良い議事録が完成していくことでしょう。発言者一つとってもこうしてポイントがあるので、議事録の作成は大変ですが、しっかり抑えておくと印象も良くなるので、是非抑えておいてください。

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2016年11月29日ビジネス

Posted by BiZPARK