上司に進捗確認の依頼メールを送る際のマナーと書き方

2017年10月10日2020年3月31日上司, 依頼

確認依頼をお願いする際の基本的なビジネスメールの書き方

上司に仕事の進捗確認依頼をお願いする際の、基本的なビジネスメールの書き方について見ていきましょう。上司へ仕事の進捗確認依頼をメールでお願いする際は、基本をしっかりとおさえておくべきです。いくら上司に自分の印象を良くしようとしても、ビジネスシーンにおいて基本的なメールが作成ができなければ、意味がありません。まずは、基本であるビジネスメールで仕事の進捗確認依頼をお願いする際の、ポイントをご紹介します。

重要なメールだと相手にすぐわかるよう件名を工夫する

これは、仕事の進捗確認依頼をお願いするメールだけに関わらず、ビジネスメール全般において大切なポイントです。上司へ届く数多くのメールから、あなたの確認依頼メールを発見してもらうためには、メールの件名を工夫して送るようにしましょう。例えば、件名の頭に目立つような文言や記号を入れるのが一般的です。下記に、件名を工夫した例を紹介しますので、参考にしてください。

【至急ご確認ください】△△の件

【ご確認・ご返信ください】△△の件

【確認依頼】△△の件

【確認のお願い】 △△の件

例で紹介したように、件名を目立つよう作成すると、上司に気づいてもらいやすくなります。ぜひ、メールを作成する際に件名を工夫しましょう。

本文は簡潔に書く

こちらも、上司へ仕事の進捗確認依頼をメールでお願いする際のポイントとなります。ビジネスメールでは、本文を簡潔に書くのが基本です。上司へ送るメールの本文においては、確認したい内容を最初に書くよう心がけましょう。この場合も、【ご確認いただきたい内容】といったように、わかりやすく書いておくのが大切です。こうしておけば、上司もより早く的確に、メールの内容を理解できるでしょう。

上司へ仕事の進捗確認依頼をお願いする際のマナー

上司への仕事の進捗確認依頼だけに関わらず、人に何かをお願いする際にはビジネスマナーとして気をつけたいことがあります。マナーを守らずにお願いをしてしまうと、あなたが社会人としてどうなのかと疑われてしまいます。下記では、上司へ仕事の確認依頼のメールを出す時の、ビジネスマナーをご紹介します。

間違ったビジネス敬語を使わない

当然ながら、上司へ仕事の確認依頼をメールでお願いする際は、ビジネス敬語が重要です。上司へ仕事の確認依頼をお願いする場合は、間違った敬語を使わないように注意しましょう。そこで、ビジネスシーン・ビジネスメールで上司に使ってはいけない言葉をまとめました。以下の通りです。

【誤】資料を拝見なさいますか？

【正】資料をご覧になりますか？

【誤】部長、こちらの報告書の内容で結構ですか？

【正】部長、こちらでの報告書の内容でよろしいでしょうか？

【誤】資料を拝見なさいますか？

【正】資料をご覧になりますか？

上記のようにな間違ったビジネス敬語を、そのまま使っている人は多いです。上司にビジネスメールで仕事の確認依頼やお願いをする際には、間違った言葉遣いでビジネスメールをしていないか、しっかり確認しておきましょう。

上司へ送る進捗確認の依頼メールで印象を良く見せる書き方

普段上司にビジネスメールを送る機会があっても、仕事の進捗確認の依頼メールを送ることは、あまり多くないでしょう。もちろん上司ですので、同僚に何かをお願いをするような感覚で依頼メールを送るのは厳禁です。では、どのような仕事の進捗確認の依頼メールの書き方であれば、上司へ良い印象を与えられるのでしょう。

クッション言葉を使って気遣いを見せる

上司へ仕事の進捗確認依頼をメールでお願いする際は、クッション言葉を使って気遣いを見せるのがコツです。まず一言目に「ご多用のところ恐縮ですが」と加えるだけでも、気遣いが出来る部下だと良い印象を与えられます。ただし、「お忙しいところ」といった言葉は、ネガティブな意味に捉えられてしまうので使わないようにしましょう。

依頼したい内容と期日をわかりやすく伝える

上司へ仕事の進捗確認依頼をお願いするメールでは、確認依頼の内容をはっきりと上司にわかるように伝えましょう。上司と言えども、何をお願いしたいのかを直接的に書かないと、上司はどうしていいか分かりません。ですので、確認依頼の内容は詳細に分かりやすく書くようにしましょう。

その際は、「●月●日までに確認をお願い致します」「●月●日が納期となっていますので、●月●日までにご確認頂き、ご連絡をお願いします」といったように、いつまでにどうしてほしいという期日も書くことが重要です。

上司にメールをする時は正しいビジネス敬語を使って件名と本文をわかりやすく伝えよう

上司にメールで仕事の確認依頼をお願いする際に、覚えておくべきポイントやマナーをご紹介しました。上司に対して依頼メールを送る場合に、怖じ気づいたりする必要はありません。ただ、メールにおけるビジネスマナーは、最低限守る必要があります。

上記で紹介したように、あなたのメールを上司にいち早く見つけてもらうためには、件名作りや本文を工夫するべきです。このようなメールが自然に書けるようになれば、上司との信頼感も強まるでしょう。