会議で仕事がデキる人がしているメモの取り方のコツ5つ

メモ, 会議

優れたメモとはどんなメモか

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会議中、話のスピードに付いていくのが精一杯でメモを取る余裕がない、会議中にメモを取っても後から読み返すと単語しか書かれていなくてメモの意味がない…会議中に取ったメモを読み返してガッカリしていた人は、まず優れたメモがどんなものなのかの確認から始めましょう。

メモの取り方を知る前に、お手本となる優れたメモを教科書にしてください。

優れたメモとは「正確なメモ」

優れたメモに挙げられるのは、「正確なメモ」です。次に、「議事録作成のスピードを高めるメモ」。

最後に「議事録に直結するメモ」です。メモの情報が間違っているならばそのメモを取った意味がありません。まずは、情報を正確に取れているメモが優れているという評価がなされるのです。

誰が何のために読むのかを意識

さらに、正確なメモには、読み手(上司やお客様)が知りたい情報を書いてある文章であることが求められます。

「誰がどのような目的意識で読むか」を意識して書くことが「ほめられる」議事録を書くためには重要でなのです。

情報が簡潔である

端的に言えば、「1文50字×4行=200文字程度」で書くことです。この内容なら一目で読めます。議事録には端的であると同時に詳細な内容も要求されます。なので、メモには議事録の要旨を200字で書く事を心がけてください。

仕事ができる人の会議中のメモの取り方とコツ

では、今日からでも会議の時に真似出来るメモの取り方とコツについてご紹介します。なかなか会議中にメモがうまく取れずに苦戦している人は参考にしましょう。今後の仕事の効率化に繋がるはずです。「うまくメモが取れる人」として、上司からの評価も上がるはずです。

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会議中のメモの取り方とコツ① 議題や話題一件に対し、一枚の紙を使うこと

議題や話題一件に対し、一枚の紙を使用してください。もしリフィルの半分までしかメモが埋まっていない場合でも、2件目のテーマに話題が移った場合は新しい紙に書くのです。そうすることで、議題ひとつひとつをレポートにまとめることが出来ます。情報を整理整頓出来るため良い方法です。

会議中のメモの取り方とコツ② キレイに書かなくてもOK

メモは、キレイに書かなくても良いのです。さらに、メモを書く際はひらがなでも良いのです。

また、メモの内容は単語ではなく、箇条書きにする癖をつけるようにしましょう。頭の中で会議の要点をまとめるトレーニングにもなります。丁寧にメモを取りすぎている人は、この点を注意しましょう。

会議中のメモの取り方とコツ③下調べを欠かさない

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下調べをしておけば、何についての議論なのかある程度の予想がつきます。会議中の専門用語の意味や話の結論なども予習する事でうまくメモを取る事に繋がるでしょう。下調べした資料の重要な箇所をマークしつつ話を追えます。さらに、フォローしきれない情報だけをメモ出来るため、仕事の効率化に繋がります。

会議中のメモの取り方とコツ④ 色をつけると分かりやすい

会議のメモの取り方は、決定事項に丸をつけたり、色を変えながらメモを取るだけで効果は十分です。会議中に取ったメモを見返した際に、決定事項がいくつあるのかを判別しやすくなります。議事録の構成を検討するスピードがアップするため、ぜひ色の意味付けも工夫して行きましょう。

会議中のメモの取り方とコツ⑤ 要点をまとめる習慣づけを

会議後にすぐ、内容の要点をまとめる習慣をつけましょう。情報を整理するコツが身につきます。情報も、重要度の高いものがある反面、そうでない情報も混ざっています。それらが雑多に置かれている状態からポイントになる情報を取り出す作業をしましょう。このトレーニングは要点を抜き出す力を養い、その後の会議でも生かされるはずです。

会議中のメモの取り方で大事なのは「要点整理」

会議中のメモの取り方で大事なのは、結局いかに要点が整理されているか否かでしょう。優れたメモ、仕事ができる人のメモの取り方はしっかりと要点整理され、後で読んでも分かりやすいものなのです。

今後は会議に出席の際、下準備として会議の内容について調べたりメモを整理することで力を付けて行きましょう。

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2016年11月29日ビジネス