「早くしてください」ビジネスメールで催促を伝えるには?

催促

ビジネスメールの返事が来ないと催促が必要な場合がある

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仕事をしている際、ビジネスメールの存在は欠かせないものでしょう。送ったらすぐ届く速達性のほか、常識的な時間帯であればいつでも自由に案内できます。また、電話や手紙で送られたてきた案件に対してすぐに返答するためにビジネスメールは欠かせないツールです。

そんな速達性が特徴のビジネスメールですが、送信しても返信がなかなか来ない場合ケースも少なくありません。1日以内ならともかく、2~3日、最悪回答締切りギリギリまで来ない時もあるでしょう。そういった場合は「早く返信してください」と催促をしなければなりません。では、実際に催促する場合はどのような点に注意すべきでしょうか。

返事の催促は相手を尊重した表現を心がける

催促のメールを書くコツはやんわりとした文章を心がけることです。感情的、一方的にならずに相手を尊重した表現を使いましょう。締切り日のありなし関係なくです。基本的に以下のような催促のビジネスメールは送信先の反感を買うでしょう。

例:「早くしてください。なんで返信が遅いんですか、こっちはとても迷惑です。」

上記の例文は少々オーバーな表現になっているものの、言い切るような言葉遣いをビジネスメールに組み込んでしまうと反感を買ってしまいます。そのため、催促のメールを送る前には、「自分がこの内容を送られてきたらどう思うか」を冷静に考えたうえでメールを作成すると、相手もすぐに返信を返さなきゃと思えるような内容に仕上がるでしょう。

相手に負担にならない催促の仕方

実際に催促のビジネスメールを相手に送信する時は、どのような形式が良いのでしょうか。いきなり本題から入ると相手は不快感を感じるため、送信者の方から下手に出ましょう。以下のような表現を組み込むのをおすすめします。

表現をやわらかくするための工夫

  • • お忙しいところ恐れ入りますが
  • • 御多忙中のところ申し訳ございませんが
  • • 大変恐れ入りますが
  • • ご繁忙中、無理なお願いではございますが
  • • お仕事中にご迷惑をお掛けしますが

該当する内容に対する催促をお願いしてください。その場合の言葉遣いも「~していただけますでしょうか。」や「~していただけると幸いです。」など、言い切りにならない表現にするよう心掛けましょう。また、お願いの途中や最後に「何かとお忙しいとは思いますが、ご配慮いただけると非常に助かります」や「何かの手違いだとは思いますが、○○までにお願いします。」と表現するとなおいいですね。

業務に支障が出る場合のみ厳しい表現にできる

何度も催促のメールを送ったり、締め切り直前になっても返信が来なかったりした時はどうすればいいのでしょうか。そのような場合には、言い回しを厳しい表現にして送信者が切迫した状況であることを伝える必要があります。1回目のメールでは禁物の行為ですが、さすがに何度も送っても返信がない場合は致し方ありません。以下のような表現を使ってみましょう。

返信が全く来ない場合の催促

  • • このままでは業務に支障をきたしてしまいます
  • • どうなっているのかと非常に困惑している状況です
  • • 何度も連絡しましたが、まったく返事がございません
  • • 至急ご連絡をお願いします

催促のビジネスメール例文

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早くしてくださいとお願いする催促のビジネスメールについて、例文を確認しましょう。ここでは切迫した状況ではないものの、なるべく早めに対応してもらいたい場合の内容となっています。

催促のお願いビジネスメール例文

  • 件名:貸出品返却のお願い
  • ○○スーパー青果部
  • 担当チーフ工藤○○様
  • いつも大変お世話になっております。
  • 株式会社○○フルーツ販売促進部の丸井です。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、先日まで開催しておりました
  • ○○フルーツ祭り宣伝用のDVDプレーヤーですが
  • 現在まだこちらの方に返送されておりません。
  • 当方といたしましては、他店で開催する同キャンペーン実施時に
  • 必要になりますので、お手数をおかけしますが10日後の●月●日(月)
  • までに返送していただきますよう、ご配慮いただけると助かります。
  • 送付先はDVDプレーヤーに記載されている住所ではありますが、
  • メールでも改めて記載しますのでご確認ください。
  • 送付先
  • 〒×××-××××
  • 東京都〇〇区○○町1-1-5
  • 株式会社○○フルーツ
  • 販売促進部担当丸井宛
  • 念のため、ご手配いただきましたらご一報いただけますと幸いです。
  • まずは、書中をもって返却のお願いを申し上げます。

催促のビジネスメールはなるべく柔らかい表現を心がけよう

ここまで、ビジネスメールにおける催促の方法について確認してきました。基本的には下手に出て柔らかい表現で催促する必要があります。しかし、何度も同様のメールを送っても一向にリアクションが来ない場合は、厳しい表現で催促をしても問題はありません。その時その時の状況に応じて、柔軟に対応しましょう。

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2017年7月6日ビジネス