【円満解決】返事が来ない!催促をスムーズに行うためのビジネスマナーとは?

催促

催促を円満に!話の切り出しはソフトに

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遅れているのは相手側。それゆえに上から構えたい気持ちもわからなくもないですが、全ての非が相手にあるとも限りません。例えば、”こちらの連絡ミスがあったがために””やむを得ない事情があったために”などの可能性だってあります。そのため、まずはあくまでも”やわらかく”話を切り出すようにしましょう。

相手を急かしたり身構えさせてしまっては、質の悪いものを納品させてしまったりその後のやり取りがしにくくなってしまったりする場合もあります。新たなミスを誘発してしまうケースなども……。

<ビジネスマナー>どう対応するべきか?

”やわらかく”とはいうものの、実際どう対応するべきなのでしょうか?結論から言うと『クッションとなる言葉をはさむ』ことです。

例えば、 「先日は○○の件でありがとうございました」というように、別件の御礼などから話を始めていくと、キツくなりすぎることはなく、雰囲気を和らげていくことができます。ただし、本題に入る前に回りくどくならないよう、前置きは簡潔にしておきましょう。また、仕事の依頼や打診をする際のビジネスマナー同様、「お忙しいところ大変申し訳ないのですが……」などの一言を入れていくのも効果的です。

催促を円満に!状況を再説明すること

先程少し触れましたが、こちらの連絡ミスで先方に話が伝わっていない場合も考えられます。あるいは、相手が忘れてしまっている場合も……。まずは、現状の報告とこちらの要求を簡潔に説明するようにします。下記の文例①②のように、「何の件についての督促か」と「こちらの事情と要求」が、相手に明確に伝わるような文面になるよう心がけましょう。

■文例①

「○○日にお送りした□□についてのメールの件ですが、ご検討いただけましたでしょうか。 △△日までにはこちらの手配を進めなくてはならないため、××日までにお返事をいただけると幸いでございます。」

■文例②

「○○月○○日にご依頼をし、本日までにいただける予定でしたお見積もりにつきまして、未だ弊社に到着しておりません。お忙しいところ恐縮ですが、発注先検討の都合もございますので、本日中にご連絡をいただけますようお願い申し上げます。」

そもそも連絡が届いていない??

催促の連絡を入れる前に、サーバートラブルや迷惑メールフィルタによって”相手にメールが届いていない”という可能性もあります。唐突にメールが届いている前提で催促の連絡を入れてしまわないように注意です。そこで、前のメールを”いつ送ったのか”を、相手が確認しやすいように、前回のメール本文をコピペしておくことのをお勧めします。もちろん、今回のメールと前回のメールの内容が混ざってしまわないよう気を付けてくださいね。

催促を円満に!感情的にならないこと

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返事がなかなか来ないと、納期の遅れから仕事に支障が出てしまい、焦ったり苛立ったりしてくるでしょう。しかし、憤りは一旦隅っこの方においといて、相手を責めたり追い詰めすぎたりしないように気を付けてください。

催促をする目的は、あくまで相手からの返事や納品を促すものであって、苛立ちの対象である相手を叩きのめしてあなたがすっきりするものではありません。例え相手が全面的に悪かったとしても、度を越した叱責や馬頭は今後の人間関係にも影響を及ぼしかねません。

<ビジネスマナー>事情があるのかも……?

さんざん催促をしたのに、「それでも連絡が来ない」「納期破りを繰り返されている」などの問題を抱えている場合を除いて、今後の関係を悪くしないためにも高圧的な態度はなるべくとらないようにしましょう。相手側の事情に配慮することが、ビジネスマナーのひとつです。

また、こちらが感情的にケンカ腰で臨むことによって、相手の態度も頑ななものになってしまう可能性もあります。結果、返事が一切来なくなったり納品物を引出せなくなったりしてしまっては本末転倒です。

感情的になる前に、まずは一旦冷静になり目的が何であるかを再確認しましょう。

【円満解決】返事が来ない!催促をスムーズに行うためのビジネスマナー まとめ

「返信が来ない」「納品がされない」それらは本当に向こうに100%非がある事なのだろうか?

メールというビジネスツールは、時折正しく届かない場合だってあります。また、もしかしたらやむを得ない事情があって連絡が取れないケースだってあるかもしれません、まずは焦らずソフトに話を切り出し、現状をしっかり把握するようにしましょう。

催促はする側もされる側も決して気持ちの良いものではありません。認識のすれ違いで起きるトラブルへの対応によって、今後の信頼関係に大きく影響を及ぼさないとも限りません。

相手との良好な関係を築き、円満に仕事を進めるためにも、ビジネスマナーとしてこれらのことは意識しておくようにしましょう。

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2016年11月25日ビジネス