電話対応で担当者が休みの場合の正しい伝え方

2016年11月29日2020年3月31日会話術

社員が休みの時の電話対応その1：「間違った」言い方とは？

今回は、自社の社員が休みの時、電話応対でその旨を伝える場合の正しいビジネスマナーについて紹介していきます。電話応対の方法・マナーを見る前に、ここではよく勘違いして使われている言葉遣い・言い方についてみていきましょう。

間違った言い方①：「お休み」という表現を使ってしまう

よく電話応対で休みを伝える時に「本日、●●はお休みをいただいております」というような言い方で担当者が休みをとっていることを伝える事は多いですが、これは言葉遣いとして間違ってい事を認識しておきましょう。

電話応対にて、休みの言い方に関して間違えている人は多いです。他社の人に対して、自社の社員の休みを「お休み」というのは間違った言い方です。なぜなら「お休み」というのは、敬意を払った言葉・言い方だからです。そのため「お休みをいただいております」だと、自社の人に敬意を払った言い方となっています。この場合は、自社の人に敬意を払う必要はないので、言い方は純粋に「休み」でいいです。

間違った言い方②：上長を役職名で呼んでしまう

基本的に、電話応対をはじめとしたビジネスシーンでは、自社の人間を役職名で呼ぶのはマナー違反ですので気をつけましょう。あなたにとって上司ですが、他社の人の上司ではないですよね。自社の社員の場合、部長や課長などの役職はつけず、苗字を呼び捨てにして読んでしまって構いません。そこは電話応対のポイントとして覚えておきましょう。新入社員が電話応対でやりがちな間違いです。

社員が休みの時の電話対応その2：「正しい」言い方とは？

上記では、電話応対で自社の社員が休みである事を伝える場合の正しいビジネスマナーの前に、よくある間違いについて説明してきました。注意するポイントは理解できたと思います。次は、担当者が休みのときの、電話応対における正しい言葉遣い・言い方のビジネスマナーについてみていきましょう。

電話対応では「本日〇〇は休んでおります」が一番シンプル

担当者が休みの時の正しい電話応対は、

「本日、〇〇は休みをとっております」

「本日、〇〇は休んでおります」

という言い方がいいです。無駄に尊敬語を利用しないという意識を持ちましょう。よくある「休みをいただいております」というのは、自社が休みを与えている訳で、電話先の人が休みを与えているわけではないので、間違った表現なのです。社員が休みの時の電話応対では、シンプルに伝えることがベストです。

仕事と関係ない理由は電話対応で言う必要がない！

電話応対で欠勤の理由を伝える必要はありませんので、そこはしっかりと覚えておきましょう。また、身内の不幸などで数日間欠勤する場合もあると思いますが、その時の電話応対では「○日まで出張しております。お急ぎでしたら●●から連絡させていただきますが」のような言い方で対応するといいでしょう。

自社従業員が休みの時の電話対応では役職や敬語に注意してシンプルに伝えよう！

いかがでしたか!?今回は、電話で自社の社員が休みである事を伝える場合の正しいビジネスマナーについて、見て参りました。皆さんも、自社の社員が休みの時に、電話応対でその旨を伝える際は、ビジネスマナーを守った言い方・受け答えをするようにしましょう。こういった電話対応一つで、会社のレベルを測られるものになりますので、社会人としてとても大事なポイントだという事を把握しておいてください。