電話対応で相手の名前を聞くときに知るべき注意点

会話術

電話対応ではまず自分の社名と個人名を言うのが大切

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まず相手から電話がかかってきたら、社名と個人名を名乗り電話対応していきましょう。それが相手の名前を聞く前に必要なことです。当たり前と言えば当たり前ですが、きちんと社名を名乗って電話対応しなかったりしていたら、相手もこの電話がきちんと目的のところにかけられているかどうか不安になります。それなら名乗らないのも当然です。

最初に自分の個人名を言っていると相手も名乗りやすくなる

社名だけで電話対応をしているところも多いですが、最初の電話対応のタイミングで個人名まで述べていくと、相手も自然と名乗ってくれやすくなります。ですから、わざわざ改めて名前を聞く必要がなくなるでしょう。そうなればそれが一番ですから、電話対応では、相手の名前を聞く前にこちらの個人名を述べるようにすると良いでしょう。

電話対応で相手の名前を聞く際にはクッション言葉を使う

それでも相手が名乗ってくれないで用件を言ってきた場合には、こちらから改めて名前を聞く必要が出てきます。こちらから名前を聞く際には、必ずクッション言葉をつけて名前を聞くようにしてください。「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか?」と名前を聞くのと、「どちら様ですか?」と名前を聞くのでは全く印象が違います。名前を聞く電話対応では、クッション言葉は必須です。

名前を聞くときの敬語は「お伺いしてもよろしいですか?」

また、名前は頂戴するものではなく伺うものです。電話対応で名前を聞く際には、「お名前を頂戴できますでしょうか?」という文言で対応している方もたくさんいますが、それではやはり印象が良くないです。名前下さいと言われても、困惑する人もいるでしょう。ですから、電話対応で名前を聞く際には、きちんとした「お伺いしてもよろしいですか」と言葉遣いで対応していきましょう。

相手の名前を聞き終わった後は復唱と挨拶

こうして名前を聞くことができたら、その後の電話対応はどのようにしたらよいでしょう。名前を聞いて、名前を言ってもらって、ノーリアクションで「少々お待ちください」とつなげるわけにもいきません。その後の電話対応は、復唱と挨拶で繋げるようにしてください。

復唱と挨拶は、「○○様ですね。いつもお世話になっております」

復唱と挨拶は、「○○様ですね。いつもお世話になっております。」という文言で行います。これは名前を聞くときの電話対応での基本的な文言です。ですから、特別深い意味はありません。したがって、初めて電話対応するようなところからの電話であったとしても、こういう文言で対応していって問題ないのです。相手もそれをわかっているので、いちいちここにリアクションしてくることはないでしょう。深く考えずに発言して大丈夫です。

電話対応で相手の名前を聞く際には自分の名前を名乗ってクッション言葉をもちいなければならない

電話対応で名前を聞く際には、名前を聞く文言の前と後もすごく重要です。先に名乗って相手が名乗ってくれやすい空気を作ったり、クッション言葉をつけて言葉の棘を無くしていったり、受け方をきちんとして相手に不快な思いをさせないようにしたり、前と後はすごく大切なことなのです。ですから電話対応で名前を聞く際には、そこをしっかりと意識して、名前を聞くようにして下さい。

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2016年11月29日ビジネス