報告は結論と理由で書くと説得力が増す

2016年12月26日2020年3月31日会話術, 報告

仕事では上司への報告が必要

仕事をする上で、上司への報告は必ずおこなわなければなりません。社会人にとって報告、連絡、相談を意味する「ほうれんそう」は必要不可欠です。では、報告をおこなう際にはどういったことに気を付ければよいのでしょうか。報告をする際のポイントについて知っておきましょう。

「結論」をしっかりと伝える重要性

ビジネスシーン等、報告をする際にはどのような伝え方をすればいいのでしょうか。伝えたい内容を整理して、相手に分かりやすい説明をしましょう。まず、話をする際には「結論」から話すようにしましょう。「結論」がわからない報告では、「結局何が言いたいの？」となってしまいます。 忙しい社会人だからこそ、端的にわかりやすく報告することが重要です。したがって、報告をする際は結論を先に伝えます。結論を先にいうことで、相手はその理由が知りたくなるのです。

結論を裏付ける「理由」や「背景」で肉付けを

結論の後は、理由やその背景について伝えます。「なぜこうなったのか」「いつの出来事なのか」「誰と一緒だったのか」など、結論に至るまでの「理由」や「背景」が必要です。

5W3H（when、who、where、why、how、how much、how many）＝いつ・誰が・何を・いくつなどの要点を整理して、具体的に伝えましょう。時系列を意識しながら話をすることが大切です。

伝えるポイントは「結論」→「理由」の順番

「ちゃんと伝える」＝「何もかも全部話す」ではありません。いかに、相手に伝わる報告をするかどうかが大切です。 「結論」→「理由」の順番を実践しましょう。 わかりやすくスマートな報告になるはずです。報告の仕方は人それぞれです。 まず、「結論」がなければ話はなりたちません。「で、何が言いたいの？」と相手を混乱させてしまいます。 そしてそれを裏付けする「理由」が必要です。 「なぜそうなったのか」という補足があれば、適切なアドバイスをもらいやすくなります。 「結論」「理由」を意識した上で、スマートな報告を心がけましょう。