ビジネスメールと電話をうまく使って連絡する方法

連絡方法

臨機応変に連絡手段を選ぼう

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先方に業務上の確認や連絡事項があるときに、ビジネスメールと電話のどちらの連絡手段を使うべきか、悩むこともあるでしょう。このときには、それぞれのメリットやデメリットを知っておくことで、どちらの連絡手段が適切なのかを考えることができます。

<ビジネスメールで連絡するメリット>

「相手が都合のよいときに読むことができる(相手の仕事の手を止めずに済む)」

「本文が残るので、誤解や言った・言っていないなどのトラブルが起きにくい」

<ビジネスメールで連絡するデメリット>

「相手が読んだのかを確認できない」

「相手がすぐに読んでくれるとは限らない」

<電話の連絡するメリット>

「相手に直接言うことができる」

「即時に相手に伝えることができる」

<電話の連絡するデメリット>

「相手の仕事を邪魔してしまうことがある」

「電話越しの聞き間違いや言った・言っていないなどのトラブルが起きやすい」

「言ったことを後で証明できない」

等になります。

連絡事項を考慮してから適切な方法をとろう

これらのメリット・デメリットを踏まえると、「緊急時にシンプルな用件を伝えたいときには電話で連絡」が適切でしょう。「時間的に余裕があり複雑な用件を伝えたいときにはメールで連絡」が適切です。このようにしっかりと状況に応じて判断し、その場面で一番適切な連絡方法をしていけるようにしましょう。

ビジネスメールの確認としての電話で二重に連絡を

複雑な用件で、なおかつ、文面を残したいためにビジネスメールで伝えたいのだけれど、時間的に余裕がないから相手にすぐに読んでほしいというジレンマはビジネスマンなら、誰でも経験したことがあるでしょう。このようなときには、ビジネスメールを送った後に、相手に電話をしましょう。この電話を「急かすようで失礼ではないか」とためらう方がいますが、相手にとっては、緊急のメールに気付かずにいる方がよっぽど大変なことです。

電話を使って重要なビジネスメールの存在を知らせよう

電話するときには、「お世話になっています。○○会社の佐藤です。さきほど、○○の件に関するメールを送信しましたので、ご確認のほど、よろしくお願いします」と言います。メールの存在を知らせれば、相手はすぐにメールを確認してくれます。

電話で伝えた事項の確認としてのビジネスメールを使用してみる

次は、反対に電話で話したことの確認としてビジネスメールを送る使い方を紹介します。たとえば、電話で多少、こみ入った内容の打ち合わせをしたときには、後で、電話の内容を確認するためにビジネスメールを送るのがおすすめです。

電話で聞き取り間違いが多いポイントをメールで再連絡しよう

例えば、

お世話になっています○○会社の佐藤です。

先ほどは、お時間をいただきありがとうございました。

次回の打ち合わせの件、確認のためメールいたします。

日時:3/5(月) 午後1時~2時

場所:弊社会議室

ご準備いただきたいもの:打ち合わせ用の資料

当日お待ちしております。

等です。このときのビジネスメールで、大切なのは、「日時・時間・場所」など、電話では聞き間違いが起こりやすいポイントを確認することです。

ビジネスメールと電話で上手に連絡を取る方法は臨機応変に手段を選び複雑な内容は2重に確認をする

以上が、ビジネスシーンにおけるビジネスメールと電話使いをうまく使う連絡方法についてです。ビジネスシーンでは、ビジネスメールだけ、あるいは電話だけでの連絡ではビジネスは成り立ちません。両者の要件や状況によってうまく連絡方法を使い分けられるようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス