ビジネスにおける手紙・メール・FAX・電話などの連絡のメリット・デメリット

連絡方法

手紙によるメリット・デメリットって

今回は、ビジネスにおける手紙・メール・FAX・電話などの連絡のメリット・デメリットと題して、紹介していきます。

まずは、手紙におけるメリット・デメリットについてまとめていますので、みていきましょう。

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手紙におけるメリット・デメリット↓

主なメリット・デメリットは、以下です。

メリット①:相手のタイミングで読んでもらえ、手書きだとさらに真心が伝わりやすい

メリット②:相手の手元にしっかりと残る

デメリット①:送付してから先方へ到着するまでに時間がかかる

デメリット②:一方通行のため、相手の反応が見えない

インターネットの普及により、以前よりも数は減ってしまいましたが、季節のお便り、また会社の移転案内等は未だに郵便で送付されることが多いです。

また、手書きでの送付であれば、真心が伝わりやすい特性があるため、謝罪文やお見舞い文など情緒的な性質のある情報は手書きのお手紙を送ることをお勧めします。

何か書類を送付する際に、ヘッダとして「資料送付のご案内」などと簡易なお手紙をつけることが多いですが、全くつけないのも味気なく寂しいものです。

そんなときには、一筆箋といって3行程のメッセージが書ける小さな便箋を入れることも素敵な演出です。

FAXによるメリット・デメリットって?

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なかなか、最近ではビジネスメールが普及していますので、FAXを送る機会が減って来ていますので、その分しっかりとメリットやデメリットをおさえておきましょう。

FAXによるメリット・デメリット↓

主なメリットとデメリットは、以下です。

メリット①:相手のタイミングで読んでもらえ、比較的短い時間で届く

メリット②:相手の手元に残る

デメリット①:送付はしたものの大人数いる事務所だと、本人の手元にいつ届くのかわかりづらい

デメリット②:一方通行のため、相手の反応が見えない

業界によって、使用頻度は違うようですが、いまだに使用されています。余談ですが年配の方は「ファクシミリ」と呼ぶ方がいらっしゃいます。「ゼロックス」と呼ぶ方がいらっしゃれば、だいぶご年配ですね。

さて、FAXは例えば発注書などを送信するのが慣習になっている業界がございます。また、大人数いるような事務所に送信するときには、送信後に電話をしてもいいでしょう。

本人が不在のときには、電話口の方にお渡しください、とお伝えしておくだけでもいいと思います。

メールによるメリット・デメリットって?

上記では、手紙・FAXのメリット・デメリットについて紹介していきましたが、把握はできましたか?

次に紹介するメリット・デメリットはメールについて。

現代のビジネスシーンでは、メールが主流の時代になっていますので、特にビジネスメールでのメリット・デメリットはおさえておきましょう。

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メールによるメリット・デメリット↓

メールによるメリット・デメリットは、以下です。

メリット①:相手のタイミングで読んでもらえ、瞬時に相手に届く

メリット②:相手にも自分にも記録に残る

デメリット①:メール受信数が多い相手だと読み飛ばさる可能性がある

デメリット②:一方通行のため、相手の反応が見えない

メールはお手軽に相手のタイミングで読んでいただきやすいので、4つの媒体のうち最も使用頻度が高いのではないでしょうか。

一方通行で即時性が求められる媒体ですので、レスポンスのタイミングが最も求められることです。早めの返信をお勧めします。

電話によるメリット・デメリットって?

では、最後に電話によるメリット・デメリットについて紹介していきますので、ポイントをしっかりと掴んでいきましょう。

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電話によるメリット・デメリット↓

電話によるメリット・デメリットは、以下です。

メリット①:2ウェイでやりとりできるため相談・すり合わせに向いている

メリット②:携帯電話があれば、互いにどこにいても通信可能

デメリット①:記録に残らないので、「言った・言わない」というトラブルになりやすい

デメリット②:相手の業務を遮ってしまうため、強引

最後に電話です。双方向ではありますが、短所である相手の業務を遮ってしまうという強さがあります。ですので、あまり多用するのは失礼にあたります。

メールやFAXなどで済むものは、それらで済ませ、最後に確認をとる意味で電話するなど長時間話すことがないように注意しましょう。

また、記録に残らないために、行き違いのトラブルも発生します。軽はずみな言動で関係者に迷惑をかけないよう注意が必要です。

これらの特性を把握することで、使い分けて、円滑な信頼関係を築きましょう。

手紙・メール・FAX・電話などの連絡のメリット・デメリットを把握して使い分ける

今回は、ビジネスにおける手紙・メール・FAX・電話などの連絡のメリット・デメリットについて紹介してきました。

ビジネスシーンでは、社内・社外問わず、連絡することも多いです。

その際の連絡方法は手紙・メール・FAX・電話がありますが、伝える内容や状況によって連絡をする方法は変えていきましょう。ただ、その時は今回のポイントをきっちりとおさえておきましょう。

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2016年11月29日ビジネス