タイムマネジメントの”驚くほど”簡単なコツ5個と注意点

2017年7月12日2020年3月31日タイムマネジメント

1、タイムマネジメントは成果の源

タイムマネジメントとはどんな意味の言葉か知っていますか？時間を主体的に管理・活用し、仕事の成果を高める能力をタイムマネジメントと呼びます。能力だけでなく、そのプロセスも同様にタイムマネジメントと呼ぶケースが多いです。日本語に直訳すると時間管理になりますが、単にスケジュールを立てるだけでなく、最大の成果が得られるように工夫するところに真の目的があります。

漠然とした働き方は非効率的

深く考えずに働くと、必ず無駄な時間を費やすようになります。行き当たりばったりでこなせるほど、仕事は単純ではありません。非効率的な働き方をしていると、目標達成が叶わないのはもちろん、一緒に働いている人たちの足まで引っ張ってしまうでしょう。

時間を制する者が仕事を制す

仕事にはスピード感が必要不可欠ですが、カギを握るのはタイムマネジメントです。限られた時間でどれだけの成果を残せるかが、ビジネスシーンでの勝負を決します。タイムマネジメントを徹底している人としていない人では、1年も経てば雲泥の差といえるほど”視座”に開きが生まれてしまうでしょう。

2、タイムマネジメントができない人

タイムマネジメントができない人には、いくつかの典型的特徴があります。どれも細かいことに感じるかもしれませんが、日常の些細な差が、業務レベルでの大きな差になってしまいます。

遅刻魔

いかに貴重な時間を有効活用できるか、というのがタイムマネジメントの主眼ですから、時間にルーズな人には習得不可能です。たとえ1～2分の遅れでも、それが積み重なって大きな狂いが生まれます。公私問わず、普段遅刻が多い人は意識を抜本的に変えなくてはいけません。

大雑把

大きな仕事を細分化するのは一見効率が悪そうですし、何より面倒くさいです。しかし、目の前の仕事を可能な限り”因数分解”することは、ビジネスにおける鉄則といえるでしょう。大枠しか捉えないとゴールが見えず、何の仕事をやっているか分からなくなるほか、細かい作業に思わぬ時間を取られるなんてリスクもあります。性格の良し悪しではなく、大雑把、あるいはぶっきらぼうな姿勢はタイムマネジメントとは相容れないものなのです。

優柔不断

遅刻が積み重なって取り返しがつかなくなるのと一緒で、優柔不断もいずれ計画を大幅に狂わせます。端的に言えば、即決即断できない人はそれだけで時間を浪費しているということなのです。 ただし、重要な判断まで一瞬で済ますべきというわけではありません。「時間をかけなくてもいいものには時間をかけない」ということを、を徹底すればいいのです。実際、仕事がデキる人ほど、5分で済む仕事はすぐやる傾向にあります。

3、タイムマネジメントのコツ5選

では、誰でも簡単にできるタイムマネジメントのコツを見ていきましょう。タイムマネジメントには得手不得手があると感じる人も、いるのではないでしょうか。しかし、以下のコツを意識すれば、これまでタイムマネジメントに苦手意識を持っていた人も、簡単に慣れていきます。

コツ①己の集中力を把握する

時間の管理と無関係に思えるかもしれませんが、人間の集中力について理解することはタイムマネジメントで必要不可欠です。集中力の有無で、仕事のスピードに10倍も20倍も差が生まれるからです。これを知らないと、予定はあっという間に押してしまいます。無限には頑張り続けられないことを考慮しておけば、自ずとスケジュールに余裕を持たせるようになるでしょう。すると、集中力以外の外的アクシデントにも対応できるようになるのです。

コツ②メールやToDoに追われない

メールに返信しないというのは重大なマナー違反ですが、即レスにこだわり続けると、他の仕事ができなくなってしまいます。ToDoリストも同様で、短時間に何度もチェックしているようでは時間がいくらあっても足りません。極端な話、メールチェックもToDoチェックも、一日の最初と最後にまとめてやるくらいで大丈夫です。少なくとも、ビジネスパーソンとしての”下限”は保てるでしょう。

コツ③午前をみっちり有効活用

午前中は頭がスッキリしているため、意思決定に最適というデータが出ています。実際、成功者には早寝早起きの朝型人間が多いのをご存知ですか？頭を使わなくてもこなせるルーティンワークで午前をつぶしてしまうのは、タイムマネジメントの観点からは非常に勿体ないミスです。限られた時間でどれだけの成果を残せるかどうかは、朝の使い方にかかっています。

コツ④休憩後は簡単なタスクから

タイムマネジメントができる人は、休憩後にいきなり難題に取りかかりません。はじめに集中できると良いリズムに乗れるので、簡単なタスクをこなしてから主業務に手をつけるのがベストです。また、簡単な計算問題でブーストさせるのもオススメです。リフレッシュして油断しがちな休憩後こそ、何をやるのか慎重に判断しましょう。

コツ⑤点と点を"線"でつなぐ

目の前の仕事に没頭していると、ついつい”点”で考えてしまいがちです。しかし、それではタスクとタスクの間にロスが生まれてしまいます。全体像をつかむためには、”線”で捉える姿勢が必要不可欠といえるでしょう。それぞれのタスクを線で捉えれば、段取りも変わり、無駄が一気になくなります。あるいは、メインの線からかけ離れた点を捨てるという選択もできるでしょう。何かを得たければ何かを捨てる、というトレードオフの考え方は、タイムマネジメントで大いに役立ちます。

4、能力は急にアップしない

アイビーリーメソッドから始める

アイビーリーメソッドとは、たった6個のチェック項目で出来るタイムマネジメント術です。名前は、経営コンサルタントのアイビー・リーが、クライアントにこのやり方を提唱したことに由来しています。

たったこれだけで、仕事の効率がみるみる良くなるのです。しかもシンプルなので、気負わずに実践できるのも魅力的でしょう。

「より少なく・しかしより良く」を意識し続ける

効率化を考えるとき、「より少なく、しかしより良く」のスタンスは欠かせません。これは、ディーター・ラムスがはじめに語った言葉だといわれています。半分の時間で2倍の成果を出すにはどうすればいいのか、それを模索し続ける意識を持ち続けましょう。愚直にPDCAサイクルを回すのは大変なことですが、やろうと思うだけでも仕事の見え方が変わるのです。

勝負できる土俵で戦う

仕事をするうえでは、向き不向きを認める姿勢も大切です。0から100まで自己完結することを目指さず、得意な分野でカバーし合える仲間がいるのが理想的といえるでしょう。タイムマネジメントがうまくいかないという悩みは、もっとさかのぼって考えると、職場や仕事内容に原因があるのかもしれません。定期的に、「これは最善の道か」と自問自答するようにしてみましょう。

タイムマネジメント術は簡単に習得できる！コツを毎日反復しよう

最後まで読んでいただきありがとうございます。タイムマネジメントできるかどうかで、仕事の成果がほとんど決まってしまいます。タイムマネジメント力は、どんなポジションに就いているかに関わらず、個人個人が常に磨き続けるべき能力です。とはいえ、何をどう頑張ればいいのかも分かりづらいものでしょう。今回ご紹介したコツなら、気負わず簡単にできます。毎日反復して、是非タイムマネジメントできるようになってください。

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