社用スマホをなくしてしまった… 取るべき行動は？

2024年2月28日トラブル

今やビジネスに欠かせないスマートフォン。取引先との電話やメール、資料の確認、社内チャットでのやり取りなど、さまざまな場面で活用していることでしょう。

カバンで持ち運ぶノートパソコンと比べて、ポケットなどに入れて外でも使用することが多いスマホですから、電車や出先でうっかり置き忘れてしまう…こともあり得えます。

社用スマホの紛失は、端末から機密情報が流失する可能性があるため、セキュリティインシデントに該当します。紛失に気づいたら、すばやく行動することが大切です。そこで今回は、スマホ紛失時の適切な行動についてご紹介いたします。

本当に紛失したかどうかを確認

まず最初に、社用スマホを本当になくしたかどうか、しっかり確認しましょう。カバンの中、ジャケットのポケット、デスクの中など、直近の行動を振り返りつつ、ありそうな場所を探してみてください。心当たりがある場所、駅やお店などに連絡することでスマホが見つかる場合もあります。

スマホを“探す”機能を活用する

大半のスマートフォンには、位置情報を利用して紛失時にデバイスを“探す”機能が搭載されています。事前に設定をオンにしていれば、スマホがどこにあるのか位置を特定できます。この機能により、スマホを本当に失くしたのか、どこにあるのかが分かります。

また、このような機能では、個人情報を保護するためにデバイスにロックをかけることも可能です。スマホを無事どこかで発見できても、デバイスが手元に返ってくるのに時間がかかりそうな場合は、この機能も利用してみてください。

パスワードの変更

スマホを探す機能を有効にしていなかった場合、位置を特定したり、遠隔でロックをかけたりすることはできません。

スマートフォンが第三者の手に渡ってしまった最悪の場合を想定し、利用していたアプリやサービスのパスワードを変更することも大切です。遠隔でデータ消去できる機能を設定している場合は、その利用も検討してください。迅速な行動により、個人情報や企業データの漏洩を防げる可能性があります。

会社に報告する

社用スマホの場合は、上記の対応と並行して、紛失時のセキュリティマニュアルを確認しつつ、上司や会社のIT管理部門に紛失を報告してください。

ミスをなるべく知られたくない気持ちも分かりますが、初動が遅れると、さらに被害が拡大する恐れも。また、報告することによって適切な対策が取られ、情報漏洩などの被害を未然に防げる可能性があります。

また、情報漏洩によって影響を受けそうな取引先、顧客を洗い出すことも重要です。場合によっては自身の会社だけでなく、取引先や顧客へ報告する必要も出てきます。紛失した場合は、できる限り速やかに行動するように心がけましょう。

日頃から紛失に備えておこう

大切なデバイスは紛失しないようにすることが何よりも大切です。しかし、ミスは誰にでも起こりうるもの。盗難される可能性もありえます。そうした場合に備えて、日頃から対策をしっかり取っておくといいでしょう。

例えば、「スマホを“探す”機能をオンにしておく」「いざという場面で機能を使えるように使い方を確認しておく」「デバイスやアプリにはパスコードを設定する」「大事なデータはなるべく保存しないようにする」などです。こうした準備をしておくことで、損害を最小限に抑えることができます。

もしあなたが上長ならば、紛失した場合の対応方法をマニュアルとして策定することも検討してください。

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