入社後に送る取引先への挨拶メールのビジネスマナー

2016年12月9日2022年3月22日挨拶メール

入社後、新人研修が一通り終わり、さっそく担当する取引先に挨拶メールを送るとします。その際、当然直属の上司や先輩が指導はしてくれるかと思いますが、「社会人として」常識的であるマナーの部分については教育を流されてしまうケースがあります。

入社したばかりでそんなのわからない……なんて甘えていてはいけません。まずはしっかりと入社前に自分でマナーを身につけておく心構えが大事です。取引先への挨拶メールは、新入社員にとっては最初の大きな課題です。

取引先への挨拶メールマナー①「社名・役職は確実に！」

取引先への挨拶メールではビジネスマナーとして「社名を省略してはダメ！」

入社すぐの新入社員が取引先に送る挨拶メール……社会人としては当たり前ですが、社名の省略はNGです。まれに、「（株）」「（有）」でも問題ないのでは？と油断している新入社員の方もいますが、社名は当然『省略せずに記載する』必要があります。つまり、（株）ではなく「株式会社」、（有）ではなく「有限会社」ですね。

取引先への挨拶メールマナーは「役職名の記載に注意！」

社名と同様、挨拶メールでは「役職名」にも注意が必要です。基本的には取引先の担当者にも肩書きがあるはずです。そのため、「○○様」という書き方だけではアウトです。かといって、役職名を付けて「○○部長様」という書き方をしてもNGとなります。取引再起への挨拶メールでは「部長　○○様」という書き方をしましょう。

取引先への挨拶メールマナー②「誤字脱字に気をつける」

誤字脱字がないか、適切な構成か、ムダなことは書いていないかなどに注意を配ることも大切です。

取引先への挨拶メールでは「正しい言葉遣いを」

当たり前のことですが、取引先への挨拶メールでは、敬語を使わなくてはなりません。「ちょっと親しみやすいのが自分の利点！」だなんて調子にノッてはいけません。それでいい雰囲気でコミュニケーションをとれるようになったとしても、「仕事」としての面では信頼されてはいない関係になってしまいます。しっかりと社会人として当然の振舞いができない相手とは、お金のやり取りをしたいとは思いませんよね。

取引先への挨拶メールは「わかりやすく」

当然、挨拶メールの本文にも気を遣います。入社したばかりで気合が入っているのはわかるのですが、伝えたいことをそのままつらつらとたくさん書いてしまっては、読む側としてはストレスになってしまいます。そのため、アピールしたいことがたくさんあろうとも、挨拶メールの基本は「シンプルにわかりやすく」書かなくてはいけないのです。

例文を紹介！

入社したての新入社員にはちょっとむずかしい、「取引先への挨拶メールの構成」下記の例文を参考にしてみましょう。基本的な構成を書き出してみると……

• 宛先
• 書き出し分、自己紹介
• 用件
• 差出人（署名）

……となります。シンプルにこのカタチで挨拶メールを作るようにしましょう。

取引先へ挨拶メールの例文

まとめ

入社間もない新入社員の「取引先への挨拶メール」についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか？

入社後数か月もすれば、意識せずとも当たり前のようにできるようになっているマナーです。しかし、入社したての新入社員にとっては、そんな当たり前のことすらも身につけていない状態なのです。そのため、先輩社員に叱られてから気づくのではなく、入社前にしっかりと社会人としてスタートできるよう学んでおくようにしましょう。

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