入社後に送る取引先への挨拶メールのビジネスマナー

2016年12月9日挨拶メール

入社後、新人研修が一通り終わり、さっそく担当する取引先に挨拶メールを送るとします。その際、当然直属の上司や先輩が指導はしてくれるかと思いますが、「社会人として」常識的であるマナーの部分については教育を流されてしまうケースがあります。

入社したばかりでそんなのわからない……なんて甘えていてはいけません。まずはしっかりと入社前に自分でマナーを身につけておく心構えが大事です。取引先への挨拶メールは、新入社員にとっては最初の大きな課題です。

取引先への挨拶メールマナー①「社名・役職は確実に!」

取引先への挨拶メールではビジネスマナーとして「社名を省略してはダメ!」

入社すぐの新入社員が取引先に送る挨拶メール……社会人としては当たり前ですが、社名の省略はNGです。まれに、「(株)」「(有)」でも問題ないのでは?と油断している新入社員の方もいますが、社名は当然『省略せずに記載する』必要があります。つまり、(株)ではなく「株式会社」、(有)ではなく「有限会社」ですね。

取引先への挨拶メールマナーは「役職名の記載に注意!」

社名と同様、挨拶メールでは「役職名」にも注意が必要です。基本的には取引先の担当者にも肩書きがあるはずです。そのため、「○○様」という書き方だけではアウトです。かといって、役職名を付けて「○○部長様」という書き方をしてもNGとなります。取引再起への挨拶メールでは「部長 ○○様」という書き方をしましょう。

取引先への挨拶メールマナー②「誤字脱字に気をつける」

誤字脱字がないか、適切な構成か、ムダなことは書いていないかなどに注意を配ることも大切です。

取引先への挨拶メールでは「正しい言葉遣いを」

当たり前のことですが、取引先への挨拶メールでは、敬語を使わなくてはなりません。「ちょっと親しみやすいのが自分の利点!」だなんて調子にノッてはいけません。それでいい雰囲気でコミュニケーションをとれるようになったとしても、「仕事」としての面では信頼されてはいない関係になってしまいます。しっかりと社会人として当然の振舞いができない相手とは、お金のやり取りをしたいとは思いませんよね。

取引先への挨拶メールは「わかりやすく」

当然、挨拶メールの本文にも気を遣います。入社したばかりで気合が入っているのはわかるのですが、伝えたいことをそのままつらつらとたくさん書いてしまっては、読む側としてはストレスになってしまいます。そのため、アピールしたいことがたくさんあろうとも、挨拶メールの基本は「シンプルにわかりやすく」書かなくてはいけないのです。

例文を紹介!

入社したての新入社員にはちょっとむずかしい、「取引先への挨拶メールの構成」下記の例文を参考にしてみましょう。基本的な構成を書き出してみると……

  • 宛先
  • 書き出し分、自己紹介
  • 用件
  • 差出人(署名)

……となります。シンプルにこのカタチで挨拶メールを作るようにしましょう。

取引先へ挨拶メールの例文

株式会社 ■■

○○事業部 部長 ○○ ○○様

平素は大変お世話になっております。

この度4月1日付で■■株式会社に入社しました○○○○と申します。

○○(会社)様は弊社とお付き合いの歴史が非常に長く、とても大切なお取引先と承っております。

入社して間もない私ではございますが、1日でも早く新しい環境に慣れ、職務に励む所存でございます。

今後もこれまでと変わらぬ、ご指導を賜りますようお願い申し上げます。

メールで失礼とは存じますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

まとめ

入社間もない新入社員の「取引先への挨拶メール」についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?

入社後数か月もすれば、意識せずとも当たり前のようにできるようになっているマナーです。しかし、入社したての新入社員にとっては、そんな当たり前のことすらも身につけていない状態なのです。そのため、先輩社員に叱られてから気づくのではなく、入社前にしっかりと社会人としてスタートできるよう学んでおくようにしましょう。

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2016年12月9日ビジネス

Posted by BiZPARK