社内メールの書き方のポイントと注意すべき点

2016年11月29日2020年3月31日社内メール

社内メールは「送信者」「用件」が分かる書き方の件名が重要

社内メールは件名を一読した段階で、①誰からきたメールで、②用件は何か？という点が分かる書き方がポイントです。失礼にならない程度に、自分の名前と用件を件名に記して送信すると、受信する側も処理がしやすいでしょう。相手がメールを開封して読む環境が分かりませんから、HTMLなどの装飾を加えた書き方のメールは注意して、出さないほうが無難です。

シンプルな書き方で軽いメールがよい

スマホでメールが読まれる場合もあるので、添付ファイルや装飾を加えた書き方のメールは迷惑になるので注意が必要です。最小限かつ最軽量で、必要な用件だけが書いてある書き方の社内メールのほうが、仕事ができる有能な印象を与えます。太字や色つき文字なども、社内メール中に使用するのはやめましょう。HTMLメールもタグ情報が表示されたりするので見づらいため注意が必要です。

初めてメールする人には自己紹介を

社内メールは、顔も合わせたことのない人に送るケースも多々あります。そういったときの書き方の注意点として、簡単な自己紹介を冒頭にいれるとよいでしょう。

【書き方の例】

6月から○○部署に配属されました○○と申します。

○○や○○といった業務をさせていただきます。

よろしくお願い致します。

（本文）

容量が重い社内メールにならないよう書き方に注意

送信しようとしている社内メールの容量、メッセージの重さを確認します。容量の重すぎる書き方の社内メールは相手方も受信してダウンロードするのが一苦労です。ファイルを分割したり、圧縮するテクニックを身につけましょう。なお、圧縮ファイルを添付して送信するような場合は、相手に解凍ソフトがあるかどうかも確認しておくとよいでしょう。

添付ファイルなども相手の環境で開けるかどうかの確認がポイント

文書や表計算のファイルなどを社内メールに添付して送信する場合は、相手のパソコンに同じ表計算ソフトがインストールされていないと読むことができません。パソコンのOSが違っていたりするとファイルの互換性の問題が生じるかもしれませんから注意しましょう。相手の環境が分からない場合は、ファイルを添付しないで文字だけのシンプル社内メールのほうが無難です。

出した社内メールが宛先に届かない事態が起こらないよう注意

出したつもりの社内メールが届いていない、という事態にならないように、書き方だけでなき宛て歳にも注意が必要です。TO、CC、BCCの使い分けはややこしいですが、意識するだけで、出したはずのメールが届いていないという事態は回避できます。また、メールは早く確実に連絡が届くものだと過信していると配線経路でトラブルが生じて遅れたりします。

緊急の用件には社内メールは不向き

社内メールは100人の関係者全員に周知するような案件は良いのですが、担当者に至急確認をとらないといけない案件などには不向きなので注意しましょう。電話のほうが直接相手を捕まえることができるのでよいでしょう。メールはいつ相手が確認するのか、本当に確認したのかがわからないので、メールだけだと無責任だと非難される場合もあるため注意しましょう。

社内メールを読んだらすぐに返信しよう

社内メールを受け取って、返信が必要なものだった場合、可能な限り早く返信しましょう。メールを送った側としては、メールを読んでもらえたかと心配になるかもしれません。内容を把握した旨を相手に伝えましょう。

社内メールは分かりやすい書き方が重要！しっかり届くよう宛先に注意

社内メールの書き方のポイントと注意点をご紹介しました。社内メールを送信する際には、なるべく件名だけで用件が理解できるように工夫しましょう。よく知っている相手はよいのですが、相手のパソコン環境が分からないことが多いので、ファイルなどはなるべく容量を小さくして、特殊文字や環境依存文字などは文中でも使用しないようにしましょう。