仕事が分からない時の上司への巧い質問の仕方3つ

人間関係

わからない仕事は放置せず上司に質問するのが基本マナー!

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上司や先輩にわからない仕事を教わるのは、新人時代には当たり前で日常茶飯事です。わからない点を聞かないまま放置するのはよくありません。なぜなら、そのままでは「わからないことがわからない」状態に陥ってしまうからです。しっかりと「わからないことがわからない」状況を予防するために、質問する習慣を身につけるのが必要になってきます。

しかしながら、実際には上司に質問するのが苦手な人は多く、わからない点を聞かないまま仕事を進める人も多いのではないでしょうか?もしかしたら、億劫に感じて後からメールで聞く人もいるかもしれませんね。しかし、質問は仕事をする上で避けては通れませんので、きちんと聞きたいポイントが聞けるようにしていきましょう。

相手の都合も考えた上での上司への質問の仕方とは?

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質問する時でも取り込み中に話しかけるなど、都合を考えないのはNG。聞かれる方も、気分がよくないです。質問の際にも上司の都合を考えて、タイミングを見計らいましょう。まずは上司の都合を考えた質問の仕方をするのです。

質問の仕方①:タイミングを逃さない!上司の行動をよく見よう

質問の仕方で悪いのが、上司の都合も聞かず、急に質問する事です。「わからないことがあるのですが、今お手すきですか?」など、まずは質問の仕方として相手の都合を聞いて下さい。また、上司に質問するタイミングは自分で作るように心がけましょう。というのも、いくら待っていても上司は質問を聞く時間を作ってくれないからです。

良い質問の仕方とは、上司の行動をよく見てから行動することです。電話対応中でないか、何か作業をしているのではないかよく見てください。

質問の仕方②:ポイントを整理して手短に

まずは質問の内容を整理しましょう。そして質問の仕方として、出来るだけ短時間で済ませるようにしましょう。良い質問の仕方としては、メモを書き質問の内容をきれいに整理しておくと良いです。

聞きたいことの中心をメモの最初に書いておけば、上司の時間をとらずに知りたいことだけを聞くことができます。

質問の仕方③:緊急性の高いものから聞いていこう

「必要な質問ではあるが、後から質問しても間に合う」のか緊急性を判断するのも、質問の仕方では大切です。重要性が分かればタイミングもわかります。緊急性が高いものならば、早めに聞いて早めに解決しましょう。

質問するときのコツ・流れ・注意点とは?

新しい一員として会社に所属したのですから、その会社の役に立たなくてはいけません。上司に全て回答を丸投げしていては役に立てていませんよね。相手に頼り切りの無責任な人と思われてしまいますよ。わからないことは積極的に聞くべきですが、まずは自分でよく考えたり調べてみるのも大切な姿勢です。

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わからないことでも一度「自分で考えてみる」のがコツ!

質問のコツとしては「こんなメールが来たのですが、どうやって返せばよいですか?」のような仕事の丸投げを避ける事です。質問だけでなく、疑問に感じた事を今後の役に立てなくてはいけません。わからないことを丸投げしていては、まったく役に立っていません。それでは、あなたが成長しないので、先輩も答えてくれないかもしれません。この場合は、そのメールに対してどんな返信をするか、一度自分で考えてみましょう。

「自分の意見→質問→相手の答えを聞く」の流れを守ろう!

上手な質問の流れとして、まず「私はこう思うんですが、もっと適切なやり方はありますか?」「今、◯◯のところで煮詰まっています。◯◯しようと思ったのですが、うまくいきません。何かいい方法はないでしょうか?」など、最低限の自分の意見を持ってから質問してください。この流れに気をつければ、スムーズに解決に近づくでしょう。

わからないことがわからないと言わないように注意!

おそらく、聞かれた側が一番イラッとするのが、「どうすればいいかわからないので教えてください」という丸投げの質問。つまり「わからないことがわからない」状態です。質問のコツとしては、自分なりに考えて、自分の意見→質問→相手の意見、の流れで行きましょう。

質問の内容で意識するべき事とは?

質問内容は分かりやすく簡潔にしてください。聞くコツとしては、 更に質問をしたい内容の中に自分の考えを盛り込んでいくと良いでしょう。質問したい内容はメモをしてからです。質問内容は分かりやすく簡潔にしてください。分かりやすさをこころがけましょう。

内容は「分かりやすく」かつ「具体的」を意識しよう!

質問の仕方や聞くコツによって相手から引き出せる情報が何倍も変わってくるのです。抽象的な仕事に関する質問の仕方では、抽象的な答えしか返ってきません。質問の内容を「具体的」にすることは非常に大切です。

質問の仕方として、相手が回答に詰まるような漠然とした聞き方ではなく、答えやすい具体的な内容の質問をするのが、意識すべきコツです。

仕事でわからないことに関する質問の仕方は「相手の都合」を考慮して「簡潔」に!

仕事でわからないことがあった時の上司への質問の仕方について見てきましたがいかがでしたでしょうか。

仕事で上司にわからない事を聞くときの質問の仕方としては、まず自分で調べ、考えてから質問する、という姿勢が重要。メールのような些細な部分でも、しっかり自分で考えてみる習慣をつけましょう。わからないことがわからない、という状況はなるべく回避するように気をつけましょう。

もちろん、相手の話をしっかりと聞き、メモをとることもコツですよ。その仕事に関して具体的に、簡潔に聞くコツも忘れてはいけません。これで、わからない仕事も、どんどん進められるはずです。

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2016年11月29日ビジネス