誤配送防止の対策3つとクレームを受けた際の始末書の例文

2016年11月29日2020年3月31日クレーム, 始末書

始末書もの？郵便誤配送によるトラブル事例

郵便誤配送と言えば、取引先への商品出荷誤りもありますが、他にも宅配便のミスや郵便配達の誤りも含むため、その事例はさまざまあります。郵便誤配送により配送先に多大な迷惑をかけ、クレームからトラブルに発展した事例を2つ見ていきます。

郵便誤配送と知らずに他人の重要書類を開封

「マンションのポストに役所関係の督促状が届き、宛名を確認せず開封してしまいました。

見覚えがないので宛名を確認したら郵便誤配達だということに気づきました。数週間後、配達先の住人に、開封する前に宛名を確認しなかった行為は、名誉毀損、精神的苦痛で訴えるとクレームつけられました。」

確かに、宛名を確認しなかった点においては非があるかもしれませんが、そもそもは郵便局の郵便誤配達が原因ですから、訴えられてもといった気持ちはあるでしょう。

郵便誤配送により合否通知が届かないと勘違い

「公的機関の職員募集に応募しておりましたが、一次試験合格の通知が郵便局の誤配達により家に届かず、その事実に後日気付きました。郵便局は誤配送を認め、対象機関に事情を話して二次試験の参加を訴えましたが、結局二次試験は辞退扱いとなりました。」

このように、郵便誤配送による悲惨な事例もあるのです。裁判ごとになってしまったり、試験を受けられなかったり、人生を変えてしまうような最悪な事態を招きます。気を付けなければなりません。郵便局員が始末書を書くだけでは済まされない問題です。

郵便誤配送の対策とはなに？

誤配送は「出荷」の時にだけ注意しても解決しません。

各作業・工程時に気をつけなければならないポイントがたくさんあり、またそのポイントにより解決手法も様々です。あなたに該当しそうなポイントを見つけて、ぜひ誤出荷・誤配送を解決するノウハウを実践してみてください。

郵便誤配送の対策①　商品にバーコードをつける

郵便誤配送の中には商品にバーコードがないため、入荷のチェックが正確に行えず、間違った商品を入荷しているケースがあります。

こうした場合は、仕入先にバーコードをつけてもらい、郵便局の入荷時に商品と納品書でチェックを行うことようにすると良いでしょう。

郵便誤配送の対策②　商品をしっかり管理

同じ商品でも入荷形態がばらばらだと、管理が複雑になってしまいます。誤配送を防ぐには形状により商品コードを分け、商品を管理することが望ましいです。

ダブルチェックなども取り入れると良いでしょう。

郵便誤配送の対策③　棚番に入庫する際は注意を払う

当然ですが、商品は正しい棚に入れるよう注意しましょう。ここで棚番を誤ると、間違った商品のままピッキングしてしまい誤出荷となる恐れがあります。

商品とロケーションのチェックを行うことにより、棚入れを正確に行うことができ、誤配送を防げます。

郵便誤配送でクレームを受けた際の始末書の例文

誤配送によるクレームにおいて始末書の作成が必要となる場合があります。数量誤り、商品誤り、行先誤り、それぞれ参考になる始末書の例文を見ていきます。

誤配送の始末書例文①　数量誤り

誤配送の始末書例文

私は、このたびXXX株式会社からの受注品である「XXX」の個数を1ケタ間違えて配送担当に伝えた結果、会社に大きな損害を与えました。深く反省致しております。同じ事態を再び繰り返さないことをお誓いし、始末書を提出いたします。

誤配送の始末書例文②　商品誤り

誤配送の始末書例文

私は、平成XX年XX月XX日、担当している有限会社XXXXへの納品の際、 「XX」をお渡しすべきところを誤って「XX」を納品してしまいました。深くお詫び申し上げますともに、今後このようなことのないよう、さらに気を引き締めて職務を遂行することを固くお誓いいたします 。

誤配送の始末書例文③　行先誤り

誤配送の始末書例文

私は、XX年XX月XX日にXX様宛ての荷物をXX様へ誤配しました。その際、ご不在の為、不在通知書を郵便受けに入れて帰りましたが、誤配した事に気付くことができませんでした。今後は、このような事が二度とないよう細心の注意を払って配達業務に務めますのでなにとぞよろしくお願いします。

始末書を書く際は5つのポイントを押さえる

上記の始末書例文のような文書を書く上でポイントとなる要素がこちらの５つなので、含めると良いでしょう。

（1）日付

”XX年XX月XX日”

（2）誤配送内容

”XX様へ配送予定だったXXの商品を誤ってXX会社へ配送してしまいました。”

分かりやすく状況を伝えましょう。

（3）誤配送してしまった原因

”XXにより検品を怠りました。”

誤配送してしまった原因をそのまま記載しましょう。

（4）お詫び・反省の弁

”大変申し訳ございませんでした。今後は十分に気を付け、二度とこのようなことのないようにします。”

このように反省の意を示しましょう。

（5）寛大な措置を願う弁

”今回に限り寛大な措置をお願いいたします。”

これは始末書にはかかせない一文なので、必ず記載しましょう。

郵便誤配送による始末書には反省と原因を正確に書く

今回は、誤配送防止の対策とクレームを受けた際の始末書の書き方について紹介してきました。

始末書の例文を見てきましたが、仕事をしていて「クレーム」と「始末書」の文字とは出会いたくないですよね。

郵便局で働いている以上郵便誤配層は避けては通れない道です。事例でも取り上げたように、誤配送によりお客さまに大きな迷惑をかけてしまうことも考えられるので、まずは誤配送の防止に向けて努力する必要があります。万が一始末書を書かなくてはならなくなった場合はぜひ今回の記事を参考にして、必要な要素を入れてみてください。