アジェンダの意味とは?求められる役割と書き方【例あり】

アジェンダ

ビジネスにおける「アジェンダ」の意味とは

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カタカナのビジネス用語がよく使われるようになってきたと、最近話題になっています。その中でも「アジェンダ」は、使われることが多いビジネス用語の一つです。ビジネスシーンにおける「アジェンダ」にはどのような意味があるでしょうか。

会議の検討課題や議題

ほとんどの場合、ビジネスシーンで使われるアジェンダとは、会議に向けて誰かが作成する資料で、会議の検討課題や議題、タイムテーブル、開催場所などが記載されているものです。はじめて上司にアジェンダの作成を求められたときなどは、何を書けばいいのかと困惑してしまう人も多いのではないでしょうか。

「レジュメ」との混同に注意

ビジネス用語としての「アジェンダ」と混同しやすい単語に「レジュメ」があります。議題といった意味のアジェンダに対して、レジュメには「要約。概要。研究発表・講演など要点をまとめたもの」という意味があります。できあがる文章や資料は似る場合もあるかもしれませんが、「議題」と「要点」では、目的が大きく違いますね。

有意義な会議のためにアジェンダは不可欠

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さて、会議の議題をまとめたアジェンダですが、これは会議を有意義にするために不可欠なものです。今、自分が参加している会議はどのようなものでしょうか。もしそれが、やる意味が感じられないような空虚なものならば、有効なアジェンダが作られていないのかもしれません。

アジェンダは会議の「目次」ではない!

もしあなたがアジェンダを作る役割を任されたなら、ぜひ覚えておきたいポイントがあります。それは、アジェンダは会議の目次ではないということです。議題とタイムテーブルを書いていくと考えると、目次のようなものと混同してしまいがちですが、理想的なアジェンダとは、実はそうではないのです。

作成前に知るべき「アジェンダ」の様々な意味

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ビジネス用語としてのアジェンダの意味についてはご紹介しましたが、実はアジェンダには様々な意味があります。会議に向けての理想的なアジェンダの書き方を知るためには、これらの意味も理解して、本来アジェンダとはどういうものであるべきなのかを考えてみるとよいでしょう。

政治においては「行動計画」や「実施計画」

アジェンダは、政治などの場においても使われることのある言葉です。政治や公的機関のスケジュールについて、「行動計画」や「実施計画」としてアジェンダという言葉は用いられます。また、「国際的に取り組むべき検討課題」として使われる場合もあります。「行動」「実施」といった言葉に注目しておいてください。

ビジネスでも「予定表」や「計画」として使われる

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またビジネスにおいても、会議の進行という意味のアジェンダではなく予定表や計画、スケジュールという意味で「アジェンダ」という言葉が使われるケースもあるようです。

由来は「行動する」という意味のラテン語

そもそも、アジェンダとは元々どのような言葉なのでしょうか。それは、「行動する」という意味のラテン語「agenda」であるようです。上記でも、行動計画や実施計画という言葉が出てきましたね。

「行動」=「建設的な議論」を促すアジェンダが理想

アジェンダという言葉の意味について確認してきました。つまり、アジェンダとは行動を促すものであるべきなのではないでしょうか。会議における行動とは、つまり積極的な発言などに基づく、建設的な議論です。それを促すアジェンダこそ理想のアジェンダだと言えるでしょう。

建設的な会議にするためのアジェンダの役割

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以下では、アジェンダの役割、アジェンダの書き方のポイント、アジェンダの書き方として内容に盛り込む項目の例、そして最後に、架空の会議を想定したアジェンダの書き方の例をご紹介します。アジェンダ作りに困っている方、不毛な会議に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

役割①:会議の目的地を明確にする

アジェンダの最も重要な役割とは、その会議が何を目指す会議なのか、その目的地を明確にすることです。アジェンダの書き方として、この点は常に意識しておきましょう。何を議論し、どんな問題を解決したいのかを、参加者に理解してもらうのです。

役割②:議論のブレを防ぐ

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そして、会議の目的地が明確な書き方をされたアジェンダが手元にあれば、議論が二点三点するのを防ぐこともできます。もし議論が横道に逸れそうになっても、軌道修正するのが容易なのです。

役割③:事前に参加者に準備してもらう

会議の目的地が明確なアジェンダが事前に用意されていれば、参加者はそれを見て議題に関する情報に目を通したり、解決策を考えたりと、会議に向けて準備が可能です。ですから、アジェンダはできるだけ早めに作成して、メールや紙媒体で共有しておきたいものです。

役割④:会議を延長させない

脇道にそれない議論と、参加者の事前の準備により、会議の時間を短縮できるのも良いアジェンダのポイントです。ダラダラと長く続く会議が良い結果を生むことはあまりありません。

アジェンダの書き方のポイント

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アジェンダの役割を確認できれば、アジェンダの書き方も自ずと決まってくるでしょう。上記にご紹介したような役割を果たせるような書き方のアジェンダを目指せばよいのです。

ポイント①:議題は細かく設定する

まず、議題は細かく設定しましょう。例えば、「新入社員の教育について」というだけでは不十分です。このような、いわば「親議題」の下に「子議題」として、教育について何を決めるのか(教育体制、担当者、期間、流れなど)まで、細かく設定した書き方をしておけば、アジェンダを受け取った参加者も具体的に考えておくことができます。

ポイント②:各議題に時間を設定する

そして、会議がダラダラと長引いてしまうのを防ぐために、各議題には時間を設定していきましょう。「新入社員の教育について(20分)」などと書いておくとよいでしょう。

ポイント③:議題の数は絞る

そして、親議題の数は多くなりすぎないように注意しましょう。議題の多すぎる会議は参加者もげんなりしてしまいますし、事前に準備できるにも限度があるからです。会議を建設的にするためには、要点を絞って端的なものにする必要があります。

アジェンダの内容の書き方

それでは最後に、具体的に会議のアジェンダはどのような書き方をすべきか、項目の例をご紹介します。最後にご紹介する実際のアジェンダ例も合わせて参考にしてみてください。このすべてを書く必要はありませんし、順番も必要に応じて入れ替えて問題ありません。

会議の名前

議題の他にも、アジェンダとして体裁を成すために書いていくべき項目があります。会議の名前もその一つですね。1週間に1回など、定期的に開催されている定例会議の場合もそのように書くと良いでしょう。

会議の目的

そして、会議の目的を書きましょう。これは重要な点ですね。「○○の問題の解決案をまとめる」「○○について参加者全員の情報共有」などといった書き方が考えられます。

会議の参加者

会議の参加者も書いておきましょう。定例会議など参加者が決まり切っていて、メンバーもそれを理解している場合は、とくに書く必要はありません。

開催日時・開催場所

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開催日時と開催場所も書いておくと、アジェンダを見直すだけで確認できるので便利です。また、会議の参加者に社外の方がいる場合などは、開催場所も明確に分かりやすい書き方で示しておく必要があります。

議題のタイムテーブル

本題の議題と、そのタイムテーブルです。ご紹介したように、議題は細かく設定し、またそれぞれの親議題にかける時間を記載しておきましょう。

会議の進行役

会議の司会や、文責を負う議事録係も必要に応じて記載しておきましょう。これについても、必須事項ではありません。

配布資料・次回開催場所・メモ欄など

その他、会議での配布資料や、次回会議の開催場所を必要に応じてアジェンダに含める場合もあります。また、メモ欄が用意されていると便利かもしれません。末尾にメモ欄を用意するだけでなく、各議題の下に数行のスペースを用意すると、参加者もメモを取りやすいでしょう。

アジェンダの書き方の例

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それでは、実際にアジェンダの書き方の例をご紹介します。アジェンダの書き方には決まった形はありませんから、以下の例を参考に、必要に応じて書き換えてみてください。

【アジェンダの書き方の例】

第五回 新入社員研修担当者会議

日時:2017年4月14日(金)16:00~17:00

場所:本社ビル4階 会議室C

目的:新入社員研修における問題点の解決策の決定。新たに発生した問題の共有。

1.新入社員同士の仲間意識について(35分)

・この1週間での各新入社員の変化を共有

・11日(火)に実行した施策の効果を共有

・来週に向けた新たな施策の検討、決定

2.社内携帯電話の配布の遅れについて(10分)

・納品遅延の現状を共有

・研修スケジュールの変更点を再確認

3.新たに発生している問題の共有(10分)

※次回予定

日時:2017年4月21日(金)16:00~17:00

場所:本社ビル4階 会議室D

良いアジェンダが良い会議をつくる!ゴールを明確に設定しよう

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ビジネスにおけるアジェンダの意味と、アジェンダの書き方のポイントを、例を交えてご紹介しました。アジェンダで重要なのは、なんのために会議がおこなわれるのか、その目的を参加者に伝達し、会議そのものをスムーズにすることです。例も参考にして、建設的な会議ができる書き方のアジェンダを作成しましょう。

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2016年11月29日ビジネス