災害時におけるお見舞い状・手紙の書き方と例文集

2016年11月29日2020年3月31日お見舞い, 災害

災害が起きた時はどうする？

災害が起きた時にはまず安否の確認をしましょう。それから、何か必要なものがないか尋ねます。遠くて出かけられない時などはせめて物資だけでも送ると喜ばれます。

たとえば、取引先ではなく親戚や知人・友人が地震、火事、水害、台風、洪水、大雪などの被害に直面したとします。そのときには、まず安否の確認をする必要がありますよね。もしも災害が遠隔地で発生した場合には、電話で安否を確認するのが第一でしょう。電話が不通のときは、現地の警察や新聞社に問い合わせたり、NTTの「災害用伝言ダイヤル」を利用する事で、状況を可能な限り正確に把握するといった手段・方法もあります。

お見舞い状・手紙・メールを送ろう！

お見舞い状・手紙・メールのマナーとは以下のような役割・マナーがあります。

■お見舞い状・お見舞いの手紙・メールは、病気の方やケガをされた方、あるいは災害に遭われた方に対し、お見舞いに伺ったり励ましの言葉を申し上げる代わりに送るための役割をもつものです。

■お見舞い状を送る時は、普通の手紙とは違って先に述べた通り冒頭に時候の挨拶を書いたり、自分の近況を述べたりするのはＮＧです。用件だけつまりお見舞いの言葉やいたわる言葉だけを書くようにしましょう。

例文集①：災害時におけるお見舞い状の第一報

大きな災害があった時には安否確認が重要ですが、そんな時にはなかなか電話がかからないものですし、相手にも迷惑になるかも知れません。台風での災害見舞の第一報は手紙かメールで、できるだけ早く送りましょう。

お見舞い状の基本的な例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（基本）】

（急啓/冠省）

昨日、台風○○号が貴社周辺地域を襲い、甚大な被害が出たとの報道を聞き、大変驚いております。 貴社並びに関係者の皆様におかれましては、ご様子いかがでしょうか。今は被害が最小でありますことを、わたくし一同心よりお祈りいたしております。

署名

メールにてお見舞いを送る際の例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（基本）】

復旧のためにはご苦労も多いかとは存じますが、一日も早く営業再開ができますことを、切にお祈りいたしております。本来なら、直ぐにでもお手伝いにお伺いすべきところなのですが、今回の被害状況のためそうもいきませず、 心ばかりのお見舞いを同封いただきました。もしよろしければ、何かのお役に立てていただければ幸いに存じます。

署名

手紙にお見舞い金を同封する際の例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（基本）】

貴社及び関連企業の集積される地域に（台風・地震）の被害が集中しておりますことを報道にて知りました。皆様の安否はもちろん、貴社の業務への影響についても案じております。つきましては、この度の被害が最小限に留まり、貴社ならびに関係企業の復旧が円滑に進みますことを祈るばかりでございます。なお、心ばかりのお見舞いの金を同封させていただきましたのでどうぞお納め下さいませ。取り急ぎ、書面にてお見舞い申し上げます。

署名

例文集②：出来るだけ早く気遣いをみせるお見舞い状

台風のお見舞いはできれば、雑巾を持って直にお手伝いに行くのが一番ですが、取引先が相手ではそうも行きません。できるだけ早くお見舞い状を出して、気遣いだけでも届けたいものです。

災害被害に対して素早く対応する意思を伝える例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（災害直後）】

もしも、私ども（弊社従業員）にできることがございましたら、及ばずながらもお手伝いをいたしたく存じております。何かございましたら何なりとお申し付けくださいませ。 また、必要なものがございましたら、そちらもご遠慮せずにご連絡ください。こちらにて即刻用意してお持ちいたします。

署名

見舞いの連絡をすぐに送る際の例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（災害直後）】

昨日の台風では、貴社および関係企業が集積される地域が大きな被害を受けたとの報道を目にしましたので、貴社スタッフの皆様がご無事でいらっしゃるか、我々○○従業員一同非常に心配しております。お電話を差し上げたのですが通じず、ご無事を案じております。もしもお手伝い出来る事がございましたら、わたくし共が及ばずながら尽力させていただきます。

署名

災害の現場に向かえないことを謝る例文

【災害時のお見舞い状・手紙・メールの例文（災害直後）】

貴社には弊社従業員一同いつも大変お世話になっておりますので、すぐにでも総出で駆けつけたいところですが、遠方ゆえお役に立てずもどかしい想いのため筆をとりました。この手紙がきちんとお手元に届くと良いのですが…ご入用のもの等ございましたら、すぐにお送りいたします。ご遠慮なくお申し付けくださいませ。

署名

災害お見舞いの第一報における気遣いのポイント

災害が起きたばかりの時には、まだ片付けで業務どころではない可能性もあります。もしくは、必死で仕事だけでも回そうとしているかも知れません。相手の状況が分からない時には、何かして欲しいことがあるか、聞くようにしましょう。

お見舞い状・手紙・メールのポイント4選は↓

【災害に遭われた方へお見舞い状・手紙・メールを書く際のポイント】

災害に遭われた方へのお見舞いの手紙では以下のポイントに気をつけて、お見舞い状・手紙・メールを送るようにしましょう。

■ポイントその1

時候の挨拶などは不要です。

■ポイントその2

励ましの言葉だけでなく、何かお手伝いできることがあればと申し出るようにしましょう。

■ポイントその3

手紙に添えて何かお見舞いの品を送る場合には、特に衣類などに関しては、中古品の場合でもなるべく新しい清潔な品を贈るようにしましょう。

■ポイントその4

忌み言葉を使わないようにしましょう。不幸が重なることを連想させるような縁起の悪い言葉は、お見舞い状・手紙・メール、いずれの媒体にしても文中に用いないようにするのが一般的なマナーです。たとえば「重ね重ね」や「重なる」といった表現は、災害の再来を連想させてしまうので、お見舞い状・手紙・メールの文中では使わないようにしましょう。

取引先が災害にあった時は例文を参考に、適切なお見舞い状・手紙・メールを送ろう！

今回は、災害時におけるお見舞い状・手紙の書き方と例文集と題して、その実際の例文とポイントについてご紹介してきました。いかがでしたか？取引先が台風などで被害にあった時にはまず安否確認をして、お見舞い状を出しましょう。出来ることがあれば申し出て、できる範囲でお手伝いをしましょう。なお、お見舞いの言葉を送る時は、通常のお見舞い状・手紙・メール、いずれの場合も、一方的に伝えるのではなく、相手を気遣った文面を意識しましょう。今回ご紹介した内容を是非、活かせるようにしてくださいね。