アポイントメントに遅刻した場合の対処法と対応例

2016年12月7日2020年3月31日アポイントメント, 遅刻

そもそも「遅れないように努める」ことからはじめること

時間厳守は社会人として、最低限のマナーです。

時間に追われてドタバタ到着するのでは、そのアセリが言動に表れて、少なからずその後の商談にも影響を及ぼします。

多少電車が遅れたり、道に迷うということも考慮して、余裕を持って会社を出る。

そして約束の時間の15分前には先方に到着するくらいがベスト。

では、アポイントメントに遅刻した場合の対処法と対応例について、見ていくことにしましょう。

早急に連絡し、まずは謝罪してから理由を簡単に説明しよう！

お客様を訪問する際には、事前に約束をすることが原則となります。

多忙なお客様を気遣いながら、商談を成功させられるよう、正しいステップを踏んで訪問日時のアポイントをとりましょう。

ですが、「万が一」「予期せぬこと」が起こってしまうのも事実。そうなったときは、早急に連絡るすことが大切です。なぜなら、お客様は、あなたのためにわざわざ時間を作り、待っているのです。会議室も抑えているでしょう。もしかしたら、何人か紹介するため、複数の社員がスタンバイしているかもしれません。

遅れることが確実となった場合、相手の会社全体に迷惑をかけてしまう、ということをしっかりと認識し、まずは謝罪することです。そして、遅れてしまう理由を簡単に説明しましょう。場合によっては、理解を示してくれることもあります。

“まずは電話を入れる”が正解！

アポイントは、こちらから「お願い」しているものです。遅れてしまうなら、絶対に謝罪することが必要です。

ですが例えば「目の前の電車に乗れば、少しの遅刻で間に合うかもしれない」という場合。電車は地下鉄で、乗ったらしばらく電話はできそうにありません。こんなときはどうしたらいいでしょうか？

そんなときでも、「まずは電話して謝罪すること」からはじめましょう。「急げば間に合うかも」「ちょっと遅刻するだけで済むかも」という事態になってしまっていること、そのものに問題があります。たとえ1分でも遅刻は印象が悪いため、その後の商談に大きく影響する可能性があるためです。

『早めに着かない』ことがわかった時点で、まず電話をしましょう。自分の声でしっかりと誠意を伝えることで、失敗をリカバーすることができるかもしれません。

まとめ

アポイントに遅刻しそうなときは、「遅刻する可能性がある」とわかった時点ですぐに電話で謝罪。遅刻すれば必ず「マイナス」がつきますが、対応しだいで最終的な評価を「プラス」にすることも不可能ではないということを覚えておきましょう。