入金の遅れを謝罪する際の注意点、お詫びメールの例文は？

2023年8月10日2023年9月6日ビジネスメール

取引先への支払いの遅延は、信頼関係が大切なビジネスで最も避けるべき事態です。しかし、事務処理上の問題やデータの入力ミスなどで、入金が遅れる場合もあるでしょう。

取引先に迷惑をかけないことを第一に考えるべきですが、「ミスをしたあとにどう行動するか」もビジネスにおいては大切です。誠意を持って迅速に対応すれば、取引先に与えるマイナスの印象をやわらげられる可能性があります。

そこで今回は、支払いの遅延をお詫びする際の注意点、お詫びメールの文例をご紹介します。

誠意を持って迅速に

入金の遅れに気がついたら、すぐに取引先に連絡し、謝罪することが大切です。相手に迷惑をかけた上に、自社の信用問題に関わるミスですから、なるべく電話での謝罪をおすすめします。

また、電話、メールいずれの方法で謝罪する場合でも、遅延の説明から入るのではなく、まずは相手に迷惑をかけたことをお詫びしてください。

ミスをすると、その理由を説明したくなるものです。しかし、その理由が何であっても、相手に迷惑をかけた事実に変わりはありません。また、説明から入ると、「言い訳をしている」「自分に非がないと言いたいのか」などと、ネガティブな印象を持たれる場合もあるでしょう。

まずは、入金が遅れたこと、相手に迷惑をかけたことを素直に謝罪してください。

入金可能な日時を伝える

謝罪のあとに大切なのは、「次にどうするか」を伝えること。入金が遅れた場合は、「いつ入金できるのか」がこれにあたります。謝罪するだけでなく、入金できる予定日をしっかりと伝えてください。

また、注意したいのは、こちら側が振込みをしても、相手側に入金が反映されるのが翌日以降になる場合です。いつ相手にお金が入るのか、正確な情報を伝えましょう。

入金が遅れた理由にも触れる

入金が遅れた理由として説明できるものがあれば、最後に伝えましょう。

ただ、必要以上に細かく伝える必要はありません。「事務処理場の人為的ミス」「システムトラブル」など、原因を分かりやすく伝えてください。

謝罪メールの文例は？

最後に、メールで謝罪する場合の例文をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

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